マイナンバーを企業の中で取り扱う際に、正しい方法が採られているか確認することは重要です。監査などを行い、リスクを減らすようにしましょう。
マイナンバーは社会にとってのコスト削減
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マイナンバーは、スタート時の「社会保障」と「税」、それに「災害対策」から順次、利用範囲が拡大されることになっています。検討されているのは、医療やパスポート事務など生活に身近な分野で、マイナンバーをさまざまな情報と結び付けることで、利便性の向上を目指しています。
マイナンバーには多くの目的があります。
その一つが事務手続きの簡素化による、行政のコスト削減です。
その一つが事務手続きの簡素化による、行政のコスト削減です。
所得の過少申告や、扶養控除、生活保護に関する問題を解決していくこともその目的でしょう。
そのように公平性や透明性を上げ、国民にとって納得のいくような所得の再分配が行われるようにしたいという思いも、作られたきっかけの一つです。
実際に、今後は様々な情報を一元的にヒモ付けしていくと予測されています。
まずメリットがあるのが、予防接種や年金の情報を一元的にすることで、行政側から予防接種を受けていない人や年金の受取漏れがある人がすぐにわかるようになります。
これによって国民の健康や年金は守られていくので、この点もマイナンバーのうれしい点でしょう。
実際、このように使われます
マイナンバーは、平成２７年１０月の第１月曜日である５日時点で住民票に記載されている住民に指定され、市区町村から住民票の住所に簡易書留で郵送されます。マイナンバーの利用については、平成２８年１月以降、社会保障、税、災害対策の分野で行政機関などに提出する書類にマイナンバーを記載することが必要になります。例えば、所得税の確定申告の場合、平成２９年２～３月に行う平成２８年分の確定申告からマイナンバーを記載することになります。
実際、従業員のマイナンバーを企業は正しく管理し利用することになります。
また、個人としても確定申告などで活用されるのです。
また、個人としても確定申告などで活用されるのです。
取り扱いのルールが詳しく定められている
マイナンバーは、適切な廃棄も大変重要なポイントとなる。これまでは、一度保有した個人情報は、利用の必要がなくなっても継続的に保管するなど、個人情報の速やかな廃棄はあまり行われてこなかったかもしれない。これに対し、マイナンバーは必要がなくなったら、速やかに廃棄する必要がある。
取り扱いに油断ができないのがマイナンバーという情報です。
必要な時々に収集を行いセキュリティを高く保管、そして必要なくなったときには破棄が必要になります。
必要な時々に収集を行いセキュリティを高く保管、そして必要なくなったときには破棄が必要になります。
政府の代理人としてマイナンバーを取り扱っているという考え
事務手続きの際には2016年1月（社会保険は2017年1月から）よりマイナンバーを利用することが求められてきます。そのために企業はマイナンバーを従業員や源泉徴収の対象となる個人取引先などから収集しなくてはなりません。『企業がマイナンバーを扱う』ということは、政府の事務を実施するために扱うことになってくる、ということなのです。法律では、企業を『個人番号関係事務実施者』という言い方をしています
マイナンバーを取り扱う担当者は、政府の代理で管理、保管をしている自覚が必要です。
企業としてもきちんと正しい取り扱い、自社内でチェック体制を持つことも必要になります。
企業としてもきちんと正しい取り扱い、自社内でチェック体制を持つことも必要になります。
委託しても責任のある管理を
会計事務所はマイナンバー取扱い事務の委託先として、顧問先の監督を受けることになります。
管理者がマイナンバー使用履歴を定期的に確認することを会計事務所の取扱い業務規定に定め、
またその確認内容を「マイナンバー使用業務監査報告書」等としてまとめ、顧問先に報告されることで顧問先の委託先監査の証明にもなります
マイナンバーによる業務の委託を他者に行う際に、項目からチェックすることは大切と言えます。
常日頃のセキュリティの確認、安全な保護につながりますので、定期的に監査報告書を作成するようにしましょう。
常日頃のセキュリティの確認、安全な保護につながりますので、定期的に監査報告書を作成するようにしましょう。