その金庫で大丈夫？マイナンバー保管の注意点

マイナンバー及び特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の適切な管理のために、必要かつ適切な安全管理措置を講じなければなりません。また、従業者に対する必要かつ適切な監督も行わなければなりません。

企業が悩むポイントとなるのが、「物理的安全管理措置」です。マイナンバーが誰かに盗まれたり、勝手に見られたりすることがないよう、従業員や外部の者がなるべく通らない壁際や角などで業務を行い、セキュリティの高い金庫などに入れて保管すると良いでしょう。

気泡コンクリートは耐熱性を備えています。さらに火災が起きると水分が気化し、その気化熱によって金庫の内部を冷却するという耐火性能も有しています。また、気化した蒸気は扉の隙間から噴出するように設計されていて、金庫内に炎や煙の侵入してくることも防ぎます。
これが、金庫が火と熱から収納物を守るための仕組みです。最近では磁気メディアなどパソコン関連のバックアップデータ等も収納できるよう、一般的な耐火金庫よりもっと耐火機能を高めた製品も登場しています。

金庫は一度買ってしまえば半永久的に使えると考えがちですが、耐火材の発泡コンクリートに含まれる水分は自然蒸発するので、耐火性能は年とともに低下してしまいます。
金庫の有効期限は製造後20年が目安とされているので、古い金庫を持っている場合は、製造年月日をチェックしてみましょう。

マイナンバーを施錠管理していたとしても、鍵の管理者が曖昧であれば、安全な保管とはいえない。そのようなことがないよう、取扱者・責任者を明確化しよう。