政府はマイナンバーによる運営を始めましたが、マイナンバーの取り扱いや今後の管理には正しい知識が必要です。そこでマイナンバーやその取扱いについて紹介したいと思います。
去年のネット流行語大賞になったマイナンバー制度ですが案外知らないことも多いのではないのでしょうか。そこで今回は基本的なことを述べていきたいと思います。
そもそもマイナンバーとは？
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マイナンバーは、住民票を有する全ての方に１人１つの番号を付して、社会保障、税、災害対策の分野で効率的に情報を管理し、複数の機関に存在する個人の情報が同一人の情報であることを確認するために活用されるものです。
これによって、社会保障や税や、災害対策に対して効果的な情報を管理できるところにメリットがあります。例えば、現在届け出などでは書類を多数出さないといけない場合がありますが、これによってかなりその手間が省ける結果になりますし、また行政機関の間でも連携がしやすくなります。
企業や団体にも付与される番号
■法人番号（「企業版マイナンバー」）
国税庁が付番
13桁の数字
すべての「法人」に付与。人格なき社団等も含む民間で自由に利用して良い
国税のウェブサイトで、商号、本店所在地、法人番号等が公開される予定（法58条4項本文、施行令41条1項）
民間企業や団体にも付与され、ウェブサイトで確認することもできます。
厳重に保護するためには？
マイナンバーは、個人情報保護のために、その管理に当たっては、安全管理措置などが義務付けられます。委託先・再委託先にも監督が必要です
委託先の監督
社会保障及び税に関する手続書類の作成事務の全部又は一部の委託をする者は、委託先において、法律に基づき委託者自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行わなければなりません。再委託等
社会保障及び税に関する手続書類の作成事務の全部又は一部の委託を受けた者は、委託者の許諾を得た場合に限り、再委託をすることができます。再々委託の場合も同様です。適切な安全管理措置に組織としての対応が必要です
基本的には一度決まった番号は一生使われることになりますが、漏えいした場合や不正に使われる危険性が高い場合は、変更することはができるようですが、基本的には変えれませんから大切に保管しましょう。
適切に管理するために様々な制限がある
○個人番号関係事務を処理するために必要がある場合に限って、本人等にマイナンバーの提供を求めることができます。
○番号法で限定的に明記された場合を除き、マイナンバーの提供を求めてはなりません。
○番号法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を提供してはなりません。
○番号法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を収集又は保管してはなりません。
マイナンバーはいろいろな手続きで使用できる便利なものですが、重要な個人情報であるのでむやみに使うことが無いよう規制しています。また許可がない限り勝手にマイナンバーを保管したり収集するのも違反となり、罰則が与えられる場合があります。
国民年金（第３号）の取り扱い
「国民年金の第３号被保険者の届出」だけは、従業員の「配偶者（第３号被保険者）本人が」事業主に対して届出を行っています。そのため、事業主は配偶者の本人確認を直接行わなければなりません。通常であれば、会社は従業員を介して書類を作成していますので、この場合は、次の「会社が従業員を代理人にして個人番号を取得する場合」の手続きを経なければなりません。＜会社が従業員を代理人にして個人番号を取得する場合＞
代理人からマイナンバーの提供を受ける場合は、(1)代理権、(2)代理人の身元、(3)本人の番号の３つすべてを確認する必要があります。
これらを確認するには、原則として、以下の方法によります。
(1) 代理権の確認は、法定代理人の場合は戸籍謄本など、任意代理人の場合は委任状
(2) 代理人の身元の確認は、代理人の個人番号カード、運転免許証など
(3) 本人の番号確認は、本人の個人番号カード、通知カード、マイナンバーの記載された 住民票の写しなど
従業員の配偶者であってもマイナンバーの提供について厳重に定められています。上記の３つを守って行動しないと情報漏洩や手続きの誤りが生じる場合があります。