マイナンバーの企業での取り扱いは難しいものです。是正・改善事項報告書を基に、正しい取り扱いを行いましょう。
マイナンバーカードが身分証明書になるほどの個人情報です。
マイナンバー制度導入にともなって、マイナンバーカードが取得できるようになりました。取得は任意ですので、取得せずに様子見をしている人も多いかと思います。ですが、取得することによって、便利になる側面もあるのです。
このマイナンバーカードですが、住基カードの上位互換のようなカードです。
ですので、住基カードと同時に取得はできませんし、順次切り替えがされていく予定です。住基カードは、期限が来るまで使うことが出来、期限が来たら切り替えるようになるでしょう。
マイナンバーの導入の目的の1つに、納税手続きの簡素化があります。
このマイナンバーカードを提示することによって、納税の手続きが簡単になることが考えられます。
また、1番確かな身分証明書としても使われるでしょう。
提示する場所を限定するなどすれば、確かな身分証明として使える、信頼性のあるカードになるでしょう。使い方をよく検討してみる価値があるものなのです。
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個人情報ゆえに、セキュリティを強化すべき
マイナンバー制度がはじまると、情報流出をさせない管理方法や仕組みづくりは会社にも求められる。会社が社員のマイナンバーを管理しなければならないからだ。仮に情報を流出させてしまった場合の会社に対する責任は非常に重い。
会社が社員のマイナンバーを管理することは大切な義務なのです。
特定個人情報管理台帳に記録を
事務取扱担当者は、特定個人情報ファイルの取り扱い状況を確認するための手段として、特定個人情報管理台帳に以下の事項を記録することとする。
①特定個人情報ファイルの種類、名称
②責任者、取扱い部署
③利用目的
④削除、廃棄状況
⑤アクセス権を有する者
⑥特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを「管理区域」の場所
⑦特定個人情報等を取り扱う事務を実施する「取扱区域」の場所
利用、廃棄、管理の状況を記録しましょう。
これも大切な利用の記録です。
これも大切な利用の記録です。
罰則があります
番号を流出させた企業には懲役（最高4年以下）や罰金（最高200万円）などの刑事罰が科される
決して軽くはない罰則があります。
会社としても軽くないダメージです。
会社としても軽くないダメージです。
是正・改善事項を書面にまとめる
継続的な監査や自己点検を実施できるように、監査の手順や監査項目についてまとめた監査計画書、監査チェックリスト等を整備します。また、 監査の結果や是正・ 改善状況を適切に把握するための、監査報告書や是正・ 改善事項報告書の様式を整備します。
どう改善するか、どう良くしていくかを書面にまとめます。
より良い環境を整えることで、確実に保護することが出来るでしょう。
より良い環境を整えることで、確実に保護することが出来るでしょう。
是正・改善事項を明確化する
明確化の方法については、口頭で明確化する方法のほか、業務マニュアル、業務フロー図、チェックリスト等に特定個人情報等の取扱いを加えるなどの方法も考えられます。
良くする方法を社内教育の資料に加えることができます。
企業内での取り扱いマニュアルの一部として、うまく活用するようにしましょう。
企業内での取り扱いマニュアルの一部として、うまく活用するようにしましょう。