マイナンバーの管理では情報漏洩しないよう様々な取り組みが必要とされています。そのためにどんなルール、取り組みがあるか知っておきましょう。
これまで行政には、様々な無駄が多いといわれていました。例を挙げると人件費等がそれで、特に作業の無駄は大きな課題といわれていました。例えばたらいまわしによる作業の重複がそれで、これは住人のストレスや手間になるだけでなく、行政としても大きな無駄であり、費用の増大につながるわけです。
マイナンバー制度は、こうした無駄をなくすためにできた制度でもあって、情報の称号や、転記、入力に関する様々な労力を大幅に削減してくれます。
マイナンバー制度は、こうした無駄をなくすためにできた制度でもあって、情報の称号や、転記、入力に関する様々な労力を大幅に削減してくれます。
そもそもマイナンバーって？
via www.photo-ac.com
１．マイナンバーは、住民票のある国民一人一人に通知される12桁の番号
２．マイナンバーは社会保障、税、災害対策の分野で使われる
３．マイナンバーの通知は2015年10月から開始
４．マイナンバーの利用は2016年1月から開始
５．マイナンバーにより、公平・公正な社会の実現、行政の効率化、行政手続の利便性の向上が実現する
６．給与を支払っている従業員がいる企業は、マイナンバーを取り扱う。
日本人だけでなく中長期在留者や、特別永住者などの外国人にも通知されます。つまり短期間の旅行の方は無関係ですが、1～2年の留学生の方や、在日外国人の方にも通知されるということです。こうした方々も役所の利用をされるわけですから、重要なものになるというわけです。
マイナンバー管理における収集
http://www.ppc.go.jp/files/pdf/160101_guideline_jigyousya.pdf「収集」とは、集める意思を持って自己の占有に置くことを意味し、例えば、人から個人番号を記載したメモを受け取ること、人から聞き取った個人番号をメモすること等、直接取得する場合のほか、電子計算機等を操作して個人番号を画面上に表示させ、その個人番号を書き取ること、プリントアウトすること等を含む。
一方、特定個人情報の提示を受けただけでは、「収集」に当たらない。
＊事業者の給与事務担当者として個人番号関係事務に従事する者が、その個人番号関係事務以外の目的で他の従業員等の特定個人情報をノートに書き写してはならない。
マイナンバーの収集については厳しく定められていて、目的外で番号を切れ端にメモすることも禁止しています。
従業員もマイナンバーの正しい知識を持とう
「社員教育の対象者は、社員全員になります。個人情報保護法が施行されたとき、個人情報の取り扱いについて全社員に教育しましたね。今回のマイナンバーは、個人情報保護法の特別法なので、これもやはり全社員にきちんと研修をしておかないといけないものです。たとえば、もしその企業の中でマイナンバーの扱いに関して不正行為があった場合、不正行為をした人が罰せられますが、それだけではありません。この法律には両罰規定が入っているので、その法人自体も管理監督責任を問われることになります。そういった意味でも、全社員にきちんと理解させておくことが必要です」
マイナンバー管理をする担当者だけでなく、その企業の従業員も研修を受け正しい知識を得なければなりません。これは企業全体の責任であり、情報漏洩や不正行為を防ぐ目的があります。
管理体制はどう設定すべきか
特定個人情報等の取扱いに際して、どれくらい厳しく管理するかは、企業の規模によって、また、それぞれの企業によって違ってきます。例えば、大企業であれば、ＩＣカードで入室を制限したりすることも考えられますが、中小零細企業では余り現実的ではありません。特定個人情報等を漏えいしないために、それぞれの企業で、できる範囲の管理をしていれば問題になることはありません。
管理体制は各企業で行うため定められた方法は存在しません。
入室管理システムの導入
マイナンバーの保護対策向けのガイドラインで設置が定められている「特定個人情報等を取り扱う区域の管理」。入退室管理システムは、そのマイナンバー管理区域への導入が推奨されています。入退室管理システムは部外者の侵入防止などにより、マイナンバーの情報漏えいには欠かせない設備です。
大企業など人の出入りが多い場所ではこの方法は有効でしょう。しかし中小企業の場合あまりにも費用がかかるので有効策とはいえないでしょう。