従業員からマイナンバーを集めるのに苦労している中小企業もあるかと思います。そのための方法や注意点、いつまでに提出する必要があるのか調べてみました。
事業者によるマイナンバーの事前収集
2016年になりマイナンバー制度が始まりました。事業者は従業員からマイナンバーの提出を受ける必要がありますが、今から集めてもいいのでしょうか？昨年の段階で政府はこのように述べています。
via www.cas.go.jp
Ｑ．税や社会保険の手続きに関して個人番号関係事務実施者となる事業者は、平成28年１月（個人番号の利用開始）以前に、従業員などから個人番号を収集することは可能ですか。
Ａ．個人番号の通知を受けている本人から、平成28年１月（予定）から始まる個人番号関係事務のために、あらかじめ個人番号を収集することは可能です。
マイナンバーの収集範囲と収集期限
できることなら昨年のうちに集めたかったマイナンバーですが、配達されなかったり準備できなかったり難しいところもあったかと思います。ここではマイナンバーの収集範囲と、いつまでに収集完了していなければならないか見てみましょう。
平成28年1月以降、従業員の社会保険の手続き・源泉徴収・税金の納付・証券会社や保険会社等の金融機関での手続きなどを行う場合に、従業員や扶養親族などのマイナンバーを収集することとなります。また、外部の方に講演や原稿の執筆を依頼し、報酬を支払い、報酬から税金の源泉徴収を行う場合は、外部の方からもマイナンバーの収集が必要です。
なお、法律で限定的に明記された目的以外で、特定個人情報を収集してはなりません。
記載する書類の提出日までにわかればOKはじめに解説したように、企業がマイナンバーを必要とするのは、公的機関への提出書類に記載するためです。ということは、各種書類の提出日までにマイナンバーの収集が完了していれば、実務上はなんの問題ないということです。
マイナンバーの収集法と注意点
実際にマイナンバーを従業員から集めるとき、いくつかしなければならないことがあります。ここでは収集方法の具体例と注意点が書いてあるので、参考にしてみてください。意外なやり方があるものだと感心しますよ。
企業は税や社会保障関係の事務を行うために、従業員等からマイナンバーの提供を受けることになります。
その際には、必ず本人確認をしなければなりません。一般的に言われる「成りすまし」を防ぐためにも、厳格な本人確認をする必要があります。
この本人確認というのは、以下の2つのことを確認することになります。正しい番号であることの確認・・・預かったマイナンバーが正しいマイナンバーであるかどうか
正しい番号の持ち主であることの確認・・・預かることになった従業員が本人であるかどうかの身元確認
従業員にマイナンバーの提出を断わられてしまった！
マイナンバーは非常に多くの情報が詰まっています。それだけに情報漏洩について不安に思う従業員が出て来てもおかしくありません。そのようなときの対処法と、そのようにならないための対策を集めてみました。マイナンバーの提供を断られた場合についての政府の回答が、以前といくつか異なる点もあるので、ご覧になってみてください。
via free-letters.com
マイナンバーの提出を断られた等の理由により、会社が従業員等からマイナンバーを集めることができない場合であっても、会社に対する罰則はありません。また、従業員等においても、会社にマイナンバーを提出しないことに対しての罰則はありません。もっとも、会社としては、安易にマイナンバーの記載のない書類を提出するのではなく、従業員に対してしっかりとマイナンバーの提供を促すことが求められています。
事業主・団体において、マイナンバー取扱事務は避けて通ることはできません。
そしてそれには、従業員等の協力が欠かせないことは、言うまでもありません。
なんにしても、まずはマイナンバーの収集業務と本人確認が必要だからです。
しかしながら、従業員やその扶養親族、あるいは取引先や株主の協力が得られず、マイナンバーの提供を拒まれてしまった場合は、どうするべきでしょうか。 ここでは、そのような自体に陥ってしまった場合の対処法や、予防策について説明していきます。