社員のマイナンバーを取り扱う企業には、新たな業務や課せられる責任に対して不安を抱えている場合も多いでしょう。まずはどんな対策が必要なのか、しっかりと把握しておくことが大切です。
改めまして、マイナンバーとは
マイナンバーは、住民票を有する全ての方に１人１つの番号を付して、社会保障、税、災害対策の分野で効率的に情報を管理し、複数の機関に存在する個人の情報が同一人の情報であることを確認するために活用されるものです。
マイナンバーは、行政を効率化し、国民の利便性を高め、公平かつ公正な社会を実現する社会基盤であり、期待される効果としては、大きく３つあげられます。１つめは、所得や他の行政サービスの受給状況を把握しやすくなるため、負担を不当に免れることや給付を不正に受けることを防止するとともに、本当に困っている方にきめ細かな支援を行えるようになります。（公平・公正な社会の実現）
２つめは、添付書類の削減など、行政手続が簡素化され、国民の負担が軽減されます。また、行政機関が持っている自分の情報を確認したり、行政機関から様々なサービスのお知らせを受け取ったりできるようになります。（国民の利便性の向上）
３つめは、行政機関や地方公共団体などで、様々な情報の照合、転記、入力などに要している時間や労力が大幅に削減されます。複数の業務の間での連携が進み、作業の重複などの無駄が削減されるようになります。（行政の効率化）
国の行政機関や地方公共団体などにおいて、マイナンバーは、社会保障、税、災害対策の分野で利用されることとなります。
このため、国民の皆様には、年金・雇用保険・医療保険の手続、生活保護・児童手当その他福祉の給付、確定申告などの税の手続などで、申請書等にマイナンバーの記載を求められることとなります。
また、税や社会保険の手続きにおいては、事業主や証券会社、保険会社などが個人に代わって手続きを行うこととされている場合もあります。このため、勤務先や証券会社、保険会社などの金融機関にもマイナンバーの提出を求められる場合があります。
マイナンバー制度と企業
企業にとっては新たな業務と義務を課せられ、負担が増えると考える人も多いでしょう。
マイナンバー制度に伴って、やらなければならないことも多く、責任も大きいのは確かです。
頭を抱えている企業は少なくないのかもしれません。
当面このマイナンバーは「社会保障」「税」「災害対策分野」で利用されます。皆さんもご存知のとおり、会社は従業員に代わって、
例えば健康保険や厚生年金の手続き等の「社会保障」関連の業務であるとか、年末調整や住民税の納付などの「税」関連の手続きを行っています。
これらの手続きで作成する帳票類は「税務署」とか、役所、行政に提出します。
この行政に提出する書類、つまり「帳票」に関してはほぼ全てのものに関してマイナンバーの記載が必要になってくるのです。
マイナンバーを取り扱うにあたって、マイナンバー管理の責任の所在を明記した組織図を作成したり、制度に適した新たな社内規程を決めたりする必要があります。
マイナンバーに関しては、今までの個人情報の管理より厳重な管理を求められており、安全管理措置に則った取り扱いを行わないと厳しい罰則が科される可能性がありますので、今後の運営において「規程策定」は非常に重要なポイントになります。
企業のマイナンバー対策
従業員のマイナンバー漏えいを防ぐためにも安全管理やチェック体制を整えておくことも忘れてはいけません。
「社会保障・税番号制度」通称マイナンバーについては、企業として情報漏洩の心配や、通常業務を圧迫しかねない受け入れまでの社内のルールづくりなど不安は山ほどあります。
また、マイナンバーは非常に厳密な個人情報であるため、「収集して、保管して、利用する」という作業だけでも非常に面倒です。
マイナンバーの安全管理
マイナンバーの最大のメリットであり最大のリスクでもあるのが、たくさんの個人情報がひとつの番号に紐付けされているという点です。国や地方自治体が個人情報を参照したり追跡したりする上では非常に便利だといえますが、その反面、もしマイナンバーが漏洩してしまったら多くの情報が洩れてしまうということにも繋がります。そこで、マイナンバーを取り扱う場合には情報の安全管理措置も求められます。
企業の対策においても、不安材料であり対策すべき一番の問題となります。
企業が、特定個人情報の適正な取扱いを確保するためには、経営者自らが特定個人情報に対する保護措置の重要性について十分な認識を持って適切な経営管理を行うことが重要です。制度対応が不十分で、情報漏洩や不正利用等がなされた場合には、その行為者のみならず、所属組織に対しても罰則の対象になる可能性があります。
「企業でのマイナンバー対応が進む中で、収集段階だけでなく、保管や利用シーンにおけるセキュリティ対策の難しさが表面化してきました。企業はマイナンバー関連の帳票も保管しなければなりませんが、その枚数はあまりに膨大です。将来的にマイナンバーの利用範囲の拡大も予想されるので、帳票の種類はもっと増えるでしょう。帳票の種類や枚数が増えれば、取り扱いのミスなどに起因する情報漏えいリスクは一段と高まります」
マイナンバーの情報は、漏えいすることがないよう、以下のような措置を取る必要があります。● 組織的安全管理措置……マイナンバーのセキュリティ管理体制を整える
● 人的安全管理措置……マイナンバー担当者の監督、教育をする
● 物理的安全管理措置……安全な場所に保管し、盗難を防止する
● 技術的安全管理措置……インターネット経由での情報漏えいを防ぐ上記の中でも、特に企業が悩むポイントとなるのが、「物理的安全管理措置」です。マイナンバーが誰かに盗まれたり、勝手に見られたりすることがないよう、従業員や外部の者がなるべく通らない壁際や角などで業務を行い、セキュリティの高い金庫などに入れて保管すると良いでしょう。
マイナンバーと企業の今後
たしかに企業にかかる負担は、決して小さいものではありません。ただ、税務や社会保障に関係する書類作成はもとからあるわけで、個人番号があることで書類の管理がしやすくなる、という見方もできます。
しばらくはマイナンバー制度に対する基礎固めの機関になるかもしれません。