中小企業のマイナンバー対応は？取り組むべきことをまとめました。

27年10月よりマイナンバーの通知が開始されますが、同時期より会社は従業員等からマイナンバーを取得、収集することが可能になります。マイナンバーの利用開始は28年1月からですが、事前に従業員等のマイナンバーを取得・収集しておくことで、28年1月からの事務手続きがスムーズになります。

また、会社が従業員の個人番号カード交付申請をとりまとめることも可能とされています。

必要な準備

社内規程の見直し
マイナンバーを適正に扱うための社内規程づくり　（基本方針、取扱規程の策定）

業務ソフト対応
マイナンバーに対応したシステムの開発や改修　（人事・給料・会計システム等への対応）

安全管理措置
特定個人情報の安全管理措置の検討　（組織体制、担当者の監督、区域管理、漏洩防止、アクセス制御など）

社内研修・
勉強会の実施。社内研修・教育の実施　（特に総務・経理部門など、マイナンバーを取り扱う事務を行う従業員への周知徹底）

1）対象業務の洗い出し

2）マイナンバー収集対象者の洗い出し

3）対処方針の検討

4）マイナンバー収集対象者への周知

5）関連システムの改修と委託先・再委託先の監督等

全事業者が対象

個人情報保護法では5,000件以上の個人情報を管理する事業者（つまり実質的に中堅企業以上）が対象でしたが、特定個人情報に関しては中小規模事業者を含む全ての事業者が対象となります。

利用の制限

定められた行政手続きなど以外の目的での利用が禁止されています。違反すると刑事罰となります。また当該手続きの担当者以外は個人番号を見られないようにする必要があります。

安全管理義務

安全管理義務を怠り、特定個人情報を紛失したり第三者に漏洩などした場合は、代表者または管理者などが懲役または罰金（或いはその両方）に科せられます。（番号法第12条）

従業員などのマイナンバーの取り扱いについては、中小企業が一義的な責任を負うことになります。そのため、中小企業が税理士事務所にマイナンバーの取り扱いを委託する場合は、委託先である税理士事務所を「必要かつ適切な監督」を行わなければなりません。

「必要かつ適切な監督」には、委託先の適切な選定から本来は始まります。税理士事務所は中小企業に信頼される委託先となるために、適切なシステムの選択とそれに応じたセキュリティ対策などを中小企業に示さなければなりません。