企業も頭を抱えている！？マイナンバー事業。管理代行でコストカット！？

今年（2015年）の10月5日には国民一人一人に「番号」が振られ、2016年1月からは、社会保障や税などの情報がすべて管理されることになります。

ここ最近においてのかなり大きな制度改革ですし、民間企業でも対策が必要ということなのですが、「まだよくわかっていない」「うちはまだ対策をたてていない…」という声も聞かれるようです。

マイナンバー法の施行により、民間企業は、「個人番号関係実務実施者」（マイナンバー法2条13項）として、法令の規定によって、マイナンバーを記載するべき書類の作成および提出業務において必要とされる範囲内でのみ、マイナンバーを取り扱うことになります（同法9条3項）。

代表的なものとしては、税務関連の書類（給与所得の源泉徴収票）が挙げられます。税務署や市区町村に提出する法定調書や各種届けなどに新たにマイナンバーを記載する必要があるのです。また、健康保険、厚生年金保険、雇用保険における被保険者資格の取得・喪失などの届け出の手続きにおいてもマイナンバーの記載が義務付けられています

マイナンバーの取得から保管・廃棄など、マイナンバーの管理業務をお客様に代わって当社にて処理いたします。

代行収集したマイナンバーは対応システムからご利用いただけます。対応システムをお持ちではないお客様には、いただいたデータにマイナンバーを付与するオプションサービスを提供いたします。

制度開始までまったなしのマイナンバー対応期間を短縮できます。
どのように収集するか、どのように管理するか、社員への通知と実際の作業等々、対応には様々な検討が必要となり残された期間もわずかです。委託によりルールや実施内容が明確となるため、自社の検討範囲を限定することができます。

収集や管理で増加する人事・経理部門の負担を軽減できます。
マイナンバーの収集は身元確認と番号確認が必要になります。従来の人事給与業務に、社員とその扶養家族の番号を確認しながら管理、登録する作業が追加されるため要員増加や時間外対応が必要となります。委託ならその解消を図ることができます。

マイナンバーを目にする機会が削減されセキュリティリスクを軽減できます。
マイナンバーは厳密な管理が義務付けられ漏えいなどには実刑の厳しい罰則が科せられます。委託することで、国や市町村に提出するための利用時以外自社にマイナンバーが無い状態となるため、漏えいなどのセキュリティリスクを軽減できます。また、セキュリティ対策にかかる投資も削減できます。

収集代行サービスを使う場合、収集代行会社がマイナンバーの輸送からデータ化までの作業を一括して行ってくれるので、セキュリティに関する安全管理措置は収集代行会社に委ねられます。

　したがって、委託する企業は収集代行会社の選定が重要となります。万が一、収集代行会社が情報漏えいを起こした場合、委託した企業にも責任がかかります。委託先選定時にはチェックシートを使って、委託先となる収集代行会社の設備や技術水準、従業員への教育、経営環境などを確認しましょう。

トレンドマイクロ社の調査によると、企業のセキュリティ意識は二極分化の傾向にあるそうだ。セキュリティ意識の高い企業はよりセキュリティを強化しているが、意識の低い企業は何もしないで、何も決めていない場合が多く危険な状態に陥りかねないという。
インターネットでの犯罪は増えてきており、その手口は巧妙になっている。犯罪者は侵入しやすいところを狙ってくる。「うちは大丈夫」は妄想に過ぎない。被害に遭わないために、経営層が先頭を切ってセキュリティ強化を推進していくことが求められている。