従業員のライフイベント【マイナンバー】

58.従業員の結婚や出産とマイナンバー管理は関係があるのか?

マイナンバーは結婚によって姓や住所が変わっても変更されないが、結婚や出産等によって扶養家族が増えた場合には扶養家族のマイナンバーを企業が取得し、管理する必要がある。また扶養者が扶養からはずれた場合や、子が独立して扶養対象ではなくなった場合など、移動があった場合には逐次確認しなければならない。

Ｑ3－15　通知カードや個人番号カードの記載内容に変更があったときは、どうすればよいですか？
Ａ3－15　引越などで市町村に転入届を出すときは、通知カード又は個人番号カードを同時に提出し、カードの記載内容を変更してもらわなければなりません。それ以外の場合でも、通知カード又は個人番号カードの記載内容に変更があったときは、１４日以内に市町村に届け出て、カードの記載内容を変更してもらわなければなりません。（2014年6月回答）

所得税の年末調整の際は従業員本人が行う

所得税の年末調整は、従業員自らの手によって書類が作成され、申請されるものです。そのため、扶養家族の個人情報は従業員自身によって提供されます。ということは、手続き上は利用目的の通知や本人確認の義務は従業員本人が負うことになります。

会社がわざわざ扶養家族の本人確認をする必要はありません。

国民年金の第3号被保険者届出は、会社が確認する

これに対し、社会保障関連の申請は、あくまでも会社が行政に対して行うものです。そのため、扶養家族の本人確認は、会社に義務があるという形になります。

もっとも、必ずしも会社が逐一本人確認書類をチェックしなければいけないというわけではありません。従業員本人に「確認を委託する」という手続きをとることは問題ありませんので、実務上は年末調整の場合と同様に扱うことも可能です。

Ｑ4－5－1　子会社などに出向・転籍する場合、従業員の特定個人情報（マイナンバー（個人番号）を含む個人情報）を出向・転籍先に提供することに問題はありますか？
Ａ4－5－1　出向・転籍先の事業者に特定個人情報（[Ｑ5－4]参照）を提供すること、出向・転籍元の事業者から特定個人情報を取得することは、番号法第１９条、第２０条に違反するので、出向･転籍先の事業者が直接本人から提供を受けていただく必要があります。ただし、従業員の出向・転籍元の事業者が、出向･転籍先の事業者と委託契約又は代理契約を交わして個人番号関係事務（[Ｑ2－7]参照）の一部を受託し、従業員から番号の告知を受け、本人確認を行うこととされている場合は、出向・転籍元の事業者が改めて本人確認を行った上で、出向・在籍先の事業者に特定個人情報を提供することも認められます。
なお、出向・転籍元の事業者が現に保有している特定個人情報は、当該事業者の個人番号関係事務の処理のために保有しているものであり、これを出向・転籍先の事業者の個人番号関係事務に転用することは目的外利用となるため、出向・転籍先の事業者の個人番号関係事務の受託者として、改めて本人から番号の告知を受ける必要があります。（2014年6月回答）

74.従業員が子会社などに出向や転籍する場合、マイナンバーを出向先や転籍先に提示してもよいか?

いけない。出向・転籍元の事業者が情報提供を行なうことは番号法の違反となるため、出向・転籍先の事業者が本人から直接提供を受ける必要がある。事業者同士が委託契約または代理契約を交わして個人番号関係事務の一部を受託している場合に限っては、出向・転籍元の事業者が改めて本人確認を行った上で特定個人情報を提供することは認められている。しかし、すでに保有している情報をそのまま渡すのは目的外利用になるため、改めて本人から番号の告知を受ける必要がある。

Ｑ4－5－2　合併などによる事業の承継があったときは、マイナンバー（個人番号）を事業の承継先に提供しても良いのですか？
Ａ4－5－2　合併などによる事業の承継は、番号法第１９条第５号に該当し、事業の承継先にマイナンバーを含む特定個人情報を提供することができます。（2014年7月回答）

●必要がある場合に限り、保管し続けることが出来ます。

翌年度以降も継続的に雇用契約がある場合
所管法令によって一定期間保存が義務図蹴られている場合など
●不必要になったら、できるだけ速やかに廃棄・削除しなければなりません。

マイナンバーを事務で利用しなくなった場合
保存期間を経過した場合など