マイナンバー制度による法人や担当者、従業員に対する影響について。

民間企業にとってのマイナンバー制度を語るうえで重要なのが、マイナンバーが「特定個人情報」にあたるということです。すなわち、氏名や住所といった「個人情報」に「個人番号」が付与された時点で、それは「特定個人情報」という別のものになる。となれば、取り扱いも厳格になります。

マイナンバー制度では、平成28年1月から、社会保障・税・災害対策の行政手続きで使用がはじまります。民間企業も、税や社会保険の手続きで、従業員などのマイナンバーを取り扱います。

マイナンバーは住民票を持っている個人に対してだけでなく、法人に対しても1社に1つの法人番号が指定されます。
法人番号に関する情報は原則公表されることとなっており、1.商号又は名称、2.本店又は主たる事務所の所在地、3.法人番号は、検索と閲覧が可能なインターネットサービスで提供されることが予定されています。

マイナンバーを取り扱うにあたって、マイナンバー管理の責任の所在を明記した組織図を作成したり、制度に適した新たな社内規程を決めたりする必要があります。

マイナンバーに関しては、今までの個人情報の管理より厳重な管理を求められており、安全管理措置に則った取り扱いを行わないと厳しい罰則が科される可能性がありますので、今後の運営において「規程策定」は非常に重要なポイントになります。

法定調書や源泉徴収票など企業が役所に提出する書類には、マイナンバーの記載が義務づけられます。そのため、マイナンバーを社員から集めなくてはならず、管理しなければなりません。担当となる課が一時的に激務になる可能性が予想されるため、企業の規模によっては一時増員などを検討しなければならない可能性があります。

｢マイナンバー取り扱い責任者｣｢マイナンバー担当者｣の監督・教育の徹底と担当者意外は閲覧出来ないシステムや環境作りも必要となります。
マイナンバーは社員(扶養家族含む)番号だけではなく、外注した契約や給与として支払う対象者全員の番号を収集しなければなりません。
社会保障や税に関する届出・申告書・調書全てマイナンバーを記入する申告欄が追加されているためです。

各種帳票に個人番号の印刷欄が増設されることになり、さまざまなデータが個人番号・法人番号と紐づけられます。それに伴って業務ソフトや帳票印刷環境も変更する必要性があります。
現状、給与計算ソフトへの影響は確実ですが、今後の法改正の内容次第では、会計ソフトや販売管理ソフトもマイナンバー制度の影響を受けてプログラム改修が必要になる可能性があります。