マイナンバーの規定に関する中小企業の義務とは？

社員数が１００人超の企業は、ガイドラインにより、マイナンバー取扱規程を作成することが義務付けられています。社員数が１００人以下の企業も、取扱規程は作成した方が良いと思います。

規模に関わらず、すべての事業者にマイナンバー法は適用されます。

「行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（以下「マイナンバー法」と呼びます）は、マイナンバーを取り扱うすべての事業者に適用されます。

　マイナンバー制度は「社会保障・税番号制度」とも呼ばれています。その名の通り、平成 27 年 10 月以降に通知が始まるマイナンバーは、「社会保障」や「税」に関する行政手続きで利用されることになります。具体的には、「社会保険関係の書類」や、「税関係の書類」にマイナンバーを記載する必要が生じます。

企業が行政機関等に提出する書類はたくさんありますが、マイナンバー制度がスタートすると、税務関係や社会保障関係の書類には必ず当該従業員のマイナンバーを記載しなければなりません。

また、従業員以外についても、株主への配当や個人事業主に外注した際の支払調書などにもマイナンバーの記載が必要です。つまり、お金のやりとりがあった相手のマイナンバーは原則的に全部取得しなければいけないということです。

これだけ多くのマイナンバーを取り扱うからには、今後は企業側の管理方法の見直しを問われるようになるでしょう

社会保障や税の決められた書類にマイナンバーを記載することは、法令で定められた義務であることを周知し、提供を求めてください。それでも提供を受けられないときは、書類の提出先の機関の指示に従ってください。

従業員からマイナンバーを取得する際に、源泉徴収や健康保険の手続きなど、マイナンバーを利用する事務・利用目的を包括的に明示して取得し、利用することは差し支えないとされています。

このため２７年１０月から効率的に取得・運用を行うために、就業規則に利用目的などを規定しておくことで利用目的等の明示を全社的に周知することが可能です。

　ただし、これはあくまで個人番号（マイナンバー）の会社への報告を義務付けるものであり、実際の社内での個人番号（マイナンバー）の取り扱い手順などは別途「個人番号取扱規程」などを作成してより詳細に定める必要がありますので注意が必要です。

「従業員100人以下の中小規模事業者」が「紙」で個人番号を集めた場合、個人番号を取り扱う「取扱区域」の物理的安全措置や「紙」の盗難などの防止などが必要になりますが、経理・人事・総務で1つの部屋で業務を行っているような場合は、その部屋全体が取扱区域に当たりますので、まずは、その部屋に鍵がかかることや、書類を鍵のかかるキャビネットで管理するなどの対応で大丈夫です。

個人番号関係事務を委託する場合にも同等の安全管理措置が講じられるよう、委託先の監督を行うことが義務付けられていることは用語の解説の通りですが、必要かつ適切な監督の内容として、以下3点が定められています。

・ 適切な委託先を選定すること
・ 委託契約の中に安全管理措置に関する内容を盛り込むこと
・ 委託先におけるマイナンバーの取扱い状況を把握すること