マイナンバーの規程はいつまでに作成する必要がある？

大企業だけではなく中小企業や、夫婦とパートやアルバイトの従業員のみの商店でも、マイナンバーを取扱うことになります。ここでは、事前準備のスケジュール例をもとに「いつまでに、何をおこなうのか」や、マイナンバーの取扱上の注意点について紹介していきます。

民間事業者は、マイナンバー制度対応の社内体制を平成２７年（２０１５年）１０月頃までに整備すべきとよく言われます。筆者も従前はそう提唱してきました。
これは、平成２８年（２０１６年）１月の個人番号の利用の開始を待たずに、平成２７年１０月５日以降の通知カードによる個人番号の通知後に、従業員等から個人番号の事前収集が可能であるためです。
しかしながら、多くの民間事業者は本年１０月頃までに、マイナンバー制度対応の社内体制を整備することは困難である可能性があります。民間事業者としては何から手を付ければよいか各種セミナーに参加して情報収集中のところも多いです。

個人番号の通知が始まる10月以降なら取得は可能ですが、実際には個人番号を記載した調書などを行政機関などに提出する時点までに取得すればよく、必ずしも来年1月の運用開始に合わせる必要はありません。

１）社内体制の整備
８月までに取扱者や責任者を決め、規程類や管理体制の整備をし、個人番号管理のための具体的な業務フローを作成する

２）社内研修会の実施
８月から９月にかけて全社員向けの説明会と実務担当者向けの安全管理研修を実施

３）個人番号の取得
10月以降、社員やパート・アルバイト、取引先（支払調書の作成が必要な弁護士や税理士、社労士、不動産の貸主等）からマイナンバーを収集し、ルールに則って情報管理

４）税・社会保険関係の手続きに個人番号を記載
平成28年１月より番号記載の手続きが発生

マイナンバー組織（委員会等）設置の支援

基本方針の作成

特定個人情報に関する社内取扱規程の作成・届出

就業規則(本則）の変更・届出

マイナンバー教育（一般社員向け・担当者向け・管理者向け）

マイナンバー安全措置のご提案（マイナンバー管理）

「個人番号カード」の全従業員一括申請の代行（従業員の写真撮影も可能）

20歳以上は個人番号カード発行の日から当該発行の日後のその者の10回目の誕生日まで。20歳未満は、個人番号カード発行の日から当該発行の日後のその者の5回目の誕生日までです。

個人番号カードは希望者のみに、その通知カードと引き替えに交付されるものです。カードの取得は義務ではありません。

◇マイナンバー対策で、会社は何をすればいいのか？

◇どうしても、しなくてはならないことは何か？

◇まず、今、何をすべきか？

◇就業規則は、変更しておかなければならないか？　　等々です。