支店で働く従業員のマイナンバーを効率良く回収するためにはどのような対応をしたら良いのでしょうか？
マイナンバーは派遣・アルバイトは関係なく必要です。
平成28年1月からマイナンバーの利用が開始されます。このマイナンバー制度によって、社会保障、税、災害対策の行政手続きでマイナンバーが必要になり、従業員を雇用している民間事業者も税や社会保障の手続などで対応が必要になります。「うちはアルバイトだけしか雇っていないからマイナンバーへの対応は必要ないよね？！」と考えられている民間事業者の方はいらっしゃいませんか？アルバイトのみを雇用している民間事業者であってもマイナンバーの対応は必要になります。
民間事業者では、マイナンバー制度導入にあたり、従業員やその扶養家族のマイナンバーを取得し、税や社会保険に関する手続き書類に記載して行政機関に提出することが求められます。ここで言う従業員には、正社員のみならず、パートやアルバイトの方も含まれることに注意が必要です。
しかし、支店等で離れた場所で働く従業員の場合は、どのようにマイナンバーを取得したら良いのでしょうか。
いつまでに回収が必要？
2016年1月からスタートしますが、2015年末までに在籍する従業員については、2015年10月以降から順次回収をしてもよいことになりました。
これを受けて、多くの企業関係者は、大変だという思いを抱いていますが、実務的には年末調整のタイミングで資料配布と同時に番号回収をするという方法が一番よいと思います。
五月雨式にパラパラと回収できた人と未回収の人と分けて管理をするのはあまりにも非効率ですし、年末に向けて多忙を極めようとしている中で書類紛失というリスクを抱えます。
Q.社員数が多い場合、支店が多い場合、営業所やお店が多い場合など現認による本人確認が難しい場合はどうすればいいでしょう？A、私の見解ですが、まずは基本の現認。新入社員や中途採用など2016年以降の採用者については、労働契約や採用手続きの中で行うことをお勧めします。
予め担当者を決めておく事
マイナンバーの回収方法もあらかじめ決めておかないと、支店や営業所から断続的に送付され、その管理が煩雑になることも想定されます。
全国各地で直営の飲食店を展開している企業等の場合、それぞれの店の店長以下全員がアルバイトであるというケースもあります。果たしてアルバイトに個人番号の収集を任せて大丈夫なのかという心配の声も聞かれます。結論としては、個人番号の収集者はアルバイトであってもかまいません。書類の受け渡しだけの担当者を配置してもよいとガイドラインに記されていますので、遠隔地の店舗でアルバイト店長が個人番号を収集し、それを本部で照合するという方法は認められています（その際、現場の収集者がその場で番号の書き間違いなどのチェックくらいはしてもよいことになっています）。また、本部では現実的に従業員全員の収集・照合対応が不可能である場合は、職務の権限を分担させる、つまり、各現場ごとに任せるというやり方もあります。法人のどの部署の誰が実施してもよいことになっていますので、たとえば支店、営業所、工場、あるいは飲食店等なら店ごとに責任者を決めてその者が収集および本人確認を行い、本人確認が終了したら通知カードと運転免許証等は従業員へ返却し、各現場でエクセルファイル化して本部に送るという方法を取ることも可能です。
支社で働く従業員のマイナンバー取得方法
＜複数（遠隔地）の事業所における従業員のマイナンバー取得方法の例＞(1)各事業所（支店等）で「事務取扱担当者」が、本人から個人番号の提供を受ける。（事業所単位で取りまとめた後、各事業所から本社に集約する）
(2)本人から郵送で個人番号の提供を受ける。※上記(1)(2)の手続きにおいて、「個人番号の提供」を受ける際には、【図表4】と同様（郵送の場合はコピーの受領）の本人確認が必要となります。
企業規模にかかわらず、従業員のマイナンバー取得をする必要がありますが、事前準備がない状態で従業員から一斉に通知カードの提示を受けても対応するのは困難です。会社としては、漏洩のリスクを回避し、法令に定められたマイナンバーの適正な取り扱いを行うためにも、マイナンバーを集める前に管理体制づくりが不可欠となります。そこでまず、洗い出しをしたマイナンバーの利用場面やその業務を鑑みて、マイナンバー取扱業務の範囲を決定し、「事務取扱担当者」と、その業務の監督を行う「事務取扱責任者」を選任するなど、各社の実情に合った管理体制づくりをしておく必要があります。