従業員のマイナンバー取得時は必ず本人に利用目的を明示！

マイナンバーを取得する際は、本人に利用目的を明示するとともに、他人へのなりすましを防止するために厳格な本人確認を行ってください。

個人番号の利用目的の通知等の方法は、書類の提示のほか社内ＬＡＮにおける通知が挙げられますが、個人情報保護法第18条及び主務大臣のガイドライン等に従って、従来から行っている個人情報の取得の際と同様の方法で行うことが考えられます。

マイナンバーを取得する際は、正しい番号であることの確認（番号確認）と現に手続きを行っている者が番号の正しい持ち主であることの確認（身元確認）が必要であり、原則として、
①個人番号カード（番号確認と身元確認）
②通知カード（番号確認）と運転免許証など（身元確認）
③個人番号の記載された住民票の写しなど（番号確認）と運転免許証など（身元確認）
のいずれかの方法で確認する必要があります。ただし、これらの方法が困難な場合は、過去に本人確認を行って作成したファイルで番号確認を行うことなども認められます。

社会保障や税金関係の書類を公的機関に提出するまで収集できていれば大丈夫

マイナンバーには多くの個人情報が記録されます。そのため、その管理は厳重に行わなければいけません。国が定めたガイドラインでは、「組織的安全管理措置」、「人的安全管理措置」、「物理的安全管理措置」、「技術的安全管理措置」という4つのセキュリティ対策を講じることが求められています。

マイナンバーは第三者への管理委託が認められている

マイナンバー法では、社会保障及び税に関する手続書類の作成事務の全部又は一部の委託をする者は、委託先において、委託者自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう、必要かつ適切な監督を行わなければならないとされています。

また、社会保障及び税に関する手続書類の作成事務の全部又は一部の委託を受ける者は、委託者の許諾を得た場合に限り、再委託を行うことができるとされており、再委託を受けた者が更に別の委託先に再委託を行う場合は、最初の委託者の許諾を得る必要があるものとされています。

社会保障および税に関する手続書類の作成事務を行う必要がなくなりますので、保存期間の経過した書類は破棄または削除しなければなりません。
マイナンバーが記載された書類は、そのままゴミ箱に捨ててはいけません。必ずシュレッターなどで番号がわからないように破棄して下さい。

属する年の翌年1月11日から7年間
給与所得者の扶養控除申告書
給与所得者の配偶者特別控除申告書
源泉徴収簿
退職日から4年間
雇用保険資格取得確認通知書
雇用保険被保険者離職証明書
退職日から3年間
労災保険に関する書類
退職日等から2年間
健康保険・厚生年金保険　資格取得確認通知書
健康保険・厚生年金保険　資格喪失確認通知書