一般企業は、マイナンバーを取扱う際に色々と注意すべき点があります。この注意を怠ると、罰則・罰金が課せられる場合もあるため、気をつけなければいけません。
取得時の注意点
・マイナンバー取得の際にはあらかじめ利用目的を特定して通知又は公表することが必要
・本人確認はなりすまし防止のためにマイナンバーの確認と身元の確認を厳格に行う
利用目的の通知、本人確認は、最も徹底するべきことです。
利用時の注意点
むやみに第三者に教えないマイナンバーは本当に必要な場合以外、むやみに他人に教えてはいけません。たとえ信頼している相手だったとしても、どこで誰が見ているかもわかりません。法律や条令で定められている用途以外では決して番号を提供しないようにしましょう。
忘れたり紛失したり漏洩したりしないマイナンバーは一度交付されたら生涯ずっと使うことになる番号です。大切に保管し、決して忘れたり紛失したりしないよう気をつけなければなりません。
最重要の個人情報だという認識を常に持つたとえば生年月日や住所といった個人情報は、日常生活の中でもさまざまな会員登録に利用することが多いでしょう。しかし、マイナンバーをそれらと同じように扱ってはいけません。よく、パスワードに生年月日を利用している人がいますが、マイナンバーは絶対にそういった用途では使わないようにしましょう。
マイナンバーに含まれる個人情報は今後どんどん増えていくと思われるので、むやみに人に公表せず、慎重に利用していかなければなりません。
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保管方法・廃棄時の注意点
●必要がある場合に限り、保管し続けることが出来ます。翌年度以降も継続的に雇用契約がある場合
所管法令によって一定期間保存が義務付けられている場合など
●不必要になったら、できるだけ速やかに廃棄・削除しなければなりません。マイナンバーを事務で利用しなくなった場合
保存期間を経過した場合など
所管法令で決められている一定の保存期間は、政府サイトで確認しておきましょう。
4つのセキュリティ対策は必須
マイナンバーには多くの個人情報が記録されます。そのため、その管理は厳重に行わなければいけません。国が定めたガイドラインでは、「組織的安全管理措置」、「人的安全管理措置」、「物理的安全管理措置」、「技術的安全管理措置」という4つのセキュリティ対策を講じることが求められています。ですが、これだけの厳重な管理にすぐに対応できる企業がどれほどあるでしょうか？ 法令を遵守するためには充分な人員を割かなければ難しいですし、専門的な知識がないとシステムの運用も大変です。万一情報が漏えいしてしまった場合には、重い罰則も規定されています。
確かに少人数で運営されている企業には、これらの措置への人手を確保するのは難しいかもしれません。
外部に業務委託するという選択肢も、考えておいた方がいいでしょう。
政府のガイドラインでは？
個人番号利用事務等に従事する者又は従事していた者が、正当な理由なく、個人の秘密に属する事項が記録された特定個人情報ファイルを提供

4年以下の懲役若しくは200万円以下 の罰金又は併科(67条) (両罰規定(77条1項)あり)

上記の者が、不正な利益を図る目的で、個人番号を提供又は盗用3年以下の懲役若しくは150万円 以下の罰金又は併科(68条) (両罰規定あり)
上記の罰金や罰則は、うっかりミスといえども適用されることがあります。
マイナンバーを取扱う担当者は、慎重になりすぎてストレスがたまるかもしれません。
