企業が行うマイナンバーの収集とそのタイミングについて。

マイナンバーを収集する、とは、一体どういう行為を指すのでしょうか？
「収集」とは、集める意思をもって、自己の占有下に置くことを意味しています。
例えば、マイナンバーをメモすることなどです。
メモの方法は、手書きだけでなく、PCや音声など、記録の手段を問わず全ての方法によるメモが「収集」に当たるとされています。
当然、これらのメモされたものを受け取る行為も、収集にあたります。
一方で、提示されたものを確認する場合は、収集に当たりません。
現在、身分証明のために免許証が利用されることがありますが、その場合に番号を控えたりコピーを取ることが行われています。
身分証明にマイナンバーカードが利用される場合、カードの提示を受けるまでは問題ありませんが、マイナンバーの記載がある裏面をコピーしたり、マイナンバーを控える行為は、ここでいう「収集」に該当することになります。

利用目的を明示すること

マイナンバーを従業員から提供してもらうためには、まず、事前に利用目的をはっきりと示さなければいけません。これは個人情報保護法の第18条に規定されているルールですので、企業は遵守する必要があります。

また、一度取得したマイナンバーであっても、当初通知した目的とは別の用途に使いたいときは、再度利用目的を追加して通知しなければいけません。たとえば子会社に出向した従業員については、出向先で再度取得し直さなければいけないということです。

二度手間になってしまいますが、マイナンバーは重要な個人情報ですので、運用にあたってはルールの徹底が重要です。

　例えば、短時間勤務の契約社員として入社した社員が、勤務時間が増えたために雇用保険にも加入することになったようなケースです。ガイドラインは、給与所得の源泉徴収票作成事務のために提供を受けた個人番号を、雇用保険届出事務等に利用しようとする場合は、利用目的を変更して本人への通知等を行うことにより、雇用保険届出事務等に個人番号を利用することができると定めています。このケースは、相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲内にあり、その場合には本人への通知等を行えば十分ということになります。

利用目的を超えてマイナンバーを利用する必要が生じた場合には、当初の利用目的と「相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲内で」利用目的を変更して、本人への通知等を行うことにより、変更後の利用目的の範囲内でマイナンバーを利用することができるとされています。

マイナンバーは、本年10月に市町村長から通知カードの配布が開始されます。それ以後ほぼ1ヶ月の間に従業員の方々が取得されることになるでしょう。それからマイナンバーの収集は可能になります。

そして、その後、各種の関係法定調書や資格取得届を提出されるまでに、収集されればよいのです。国がマイナンバーを利用開始する平成28年1月に、収集される必要は、決してないのです。

例えば、平成29年の初めに、平成28年分の源泉徴収票が作成されますので、それまでに収集されればよいのです。ただし、平成28年での中途退職者は、退職時点でマイナンバーを収集される必要があります。

企業への就職内定者について、マイナンバーの収集をいつ行うのが適切かは、その立場や状況が個々に異なることから､一律に取り扱うことは、できないとしています。例えば、内定者に正式に内定通知がなされ、入社について誓約書を提出している等、確実に雇用が予想される場合、その時点でマイナンバーの提供を求めることができるとされています。その判断の分かれ目は、税でいえば、入社後源泉徴収票を提出するようになるかの、見通しによると思われます。

収集には、本人確認が必要になります。その方法は、対面、身元確認の書類の郵送、オンラインによる等、多様な方法があり適時適切に選択していく必要があります。

個人番号の収集の実務

本項では、民間企業において実務的に必要となる対応を、具体的に説明します。
個人番号を必要とする場面ごとに、どのようなタイミングで、どのように本人確認をして個人番号の提供を受けるのか等を整理します。

Point 1: 個人番号を収集する時期

 個人番号関係事務(=支払調書等を行政機関等に提出する事 務)を行う必要が生じた時点で提供を受けるのが原則。
 ただし、将来必要になることが予想されるのであれば、事前に 提供を受けてもよい。

従業員、扶養親族等
• 入社時等に提供を受ければ、それを継続的に利用してよい • 2015年10月の施行時には、全従業員から提供を受ける
– 典型的には、2016年分の扶養控除等(異動)申告書

取引先
• 契約の締結時点で支払調書の作成が不要であることが明らかである場合を除 き、契約の締結時点で個人番号の提供を求めることが可能

株主
• 当該株主が株主としての地位を得た時点で個人番号の提供を求めることも可能