マイナンバー　実務への影響が大きいのは「収集」と「廃棄」らしい！

マイナンバー制度が、自組織に及ぼす影響の大きさを把握するには、図に挙げた【影響の要点】を踏まえて考えていただけば、ある程度イメージできるのではないでしょうか。

さらに、マイナンバー管理の実務を検討する際には、【検討すべき論点】に示したことなどを考慮する必要があります。例えば源泉徴収票を作成する場合、確定申告で使用するのであればマイナンバーを記載して本人に対して発行することになります。

しかし、住宅ローンなどの審査を受けるために使用するのであれば、帳票は本人を通じて金融機関にわたるため、マイナンバーを記載しないことが望まれます。

このように同じ帳票でも使用目的によって実務の対応が異なる場合があります。そのほか、海外へ転勤する従業員のマイナンバーはどう管理するのかなど、個々の企業・組織の業種・業態や従業員数などによって検討すべき論点も異なってきます。

「企業でのマイナンバー対応が進む中で、収集段階だけでなく、保管や利用シーンにおけるセキュリティ対策の難しさが表面化してきました。企業はマイナンバー関連の帳票も保管しなければなりませんが、その枚数はあまりに膨大です。将来的にマイナンバーの利用範囲の拡大も予想されるので、帳票の種類はもっと増えるでしょう。帳票の種類や枚数が増えれば、取り扱いのミスなどに起因する情報漏えいリスクは一段と高まります」

つまり、マイナンバーへの対応では将来にわたってマイナンバーを安全に利用していくためのセキュリティ対策を適切に講じないといけない。

収集した後のマイナンバーやマイナンバーを利用する帳票のデータなどの保管先について、通常なら専用ストレージを新たに導入したり、既存ストレージ内に専用領域を割り当てたりするなどの対応が検討される。

しかし中堅・中小企業では社内的なリソースが限られる状況で、マイナンバーや関連情報の保管先までも含めて適切にセキュリティを確保していく道のりは決して平坦ではないし、時間的な余裕もあまりない。

入退社の手続きに個人番号の取得と本人確認が必須となる
→電話やメール、代理人を通じての番号取得、本人確認をする場合などの確認手順を周知する必要があります。

不要になった関連情報の廃棄が必要になる
→管理をおろそかにすると罰則の対象になってしまいます。

従業員はもちろん、その扶養家族、および社会保険未加入のパートやアルバイト、社外の個人事業主に業務委託する場合にも、各人のマイナンバーを取得しなければなりません。
→取得すべき対象者の抜け漏れがないような業務フローの作成と周知が必要です。

書類によっては一定期間の保管が法令で義務付けられているものがある。例えば、扶養控除等申告書や配偶者特別控除申告書の保管期間は7年。これらの書類については、退職した社員のマイナンバーは、7年保持してから廃棄しなければならない。

収集に関しても、法律で限定的に認められた場合を除き、特定個人情報 を収集できません。

例えば、他人のマイナンバーをメモすること、プリントアウトすること、コピーを取る ことは「収集」に当たります。一方、マイナンバーの提示を受けただけでは「収集」 には当たりません。