１月よりマイナンバー制度が本格的に始動すれば、企業は従業員とその扶養家族のマイナンバーを管理することが必要です。本業で忙しくて人手が足りないのにややこしく責任の重い事務作業が増えてさらに忙しいですよね。そんな中BPOに注目が集まっています。
民間事業社でも給与の源泉徴収表の作成にもマイナンバーが必要になります
via www.mimosa.gr.jp
民間事業者は、従業員の健康保険や厚生年金等の加入手続や、給与の
源泉徴収票の作成を行っています。 また、証券会社や保険会社でも、配当金・保険金等の支払調書の作成事務
を行っています。 平成28年1月以降、これらの手続を行うためにマイナンバーが必要になります。 給与の支払を受ける方や金融機関と取引がある方は、勤務先や証券会社、
保険会社等の金融機関に本人や家族のマイナンバーを提示する必要があります。 また、民間企業が外部の方に講演や原稿の執筆を依頼し、報酬を支払う場合、
報酬から税金の源泉徴収をしなければなりません。そのため、こうした外部の方 からもマイナンバー(又は法人番号)を提供してもらう必要があります。
番号制度導入後の支払調書のイメージとして、「報酬、料金、契約金及び賞金の
支払調書」を例にあげています。 ご覧いただくとわかるように、「支払を受ける者」の「氏名又は名称」の欄の横に個人
番号又は法人番号を記載する欄が追加されています。 さらに、「支払者」の「氏名又は名称」の欄の横にも個人番号又は法人番号を記載
する欄が追加されています。 また、給与所得の源泉徴収票や給与支払報告書は、A6サイズからA5サイズに
変更になります。 なお、給与所得の源泉徴収票には税務署提出用と本人交付用がありますが、
税務署提出用には、支払者の個人番号又は法人番号を記載する一方、本人交付 用には記載しないこととなっています。 (給与所得の源泉徴収票の様式については、内容が確定次第、国税庁ホームページ で公表する予定です。)
給与の源泉徴収表の作成にマイナンバーが必要です。いかにも面倒くさそうですね。
マイナンバーには利用、提供、収集・保管に制限があります
前回のコラムで述べた通り、平成28年1月以降、事業者は税・社会保障関係等の事務でマイナンバーを取り扱うことになります。 マイナンバーは通常の個人情報よりも厳格な取り扱いが要求されます。その中でも、マイナンバーを取り扱う上で、必ず気を付けないといけない3つの制限があります。3つの制限とは、利用、提供、収集・保管の制限です。以下、順に説明します。
マイナンバーを利用することができる者および利用することができる事務の種類については、番号法第9条により定められています。そこに定められた事務処理に必要な限度においてのみマイナンバーを利用することができるものとされています。このうち番号法第9条第3項の規定にもとづき事業者がマイナンバーを必要な限度で利用して行う事務を「個人番号関係事務」と言います。主として、マイナンバーを記載しなければならない税・社会保障関係等の事務が該当します。例えば、事業者が従業員のマイナンバーを給与所得の源泉徴収票、講師等への支払調書、雇用保険や健康保険・厚生年金保険の被保険者資格取得届等の書類に記載して、行政機関等に届出する事務です。
ただでさえ変更してめんどくさくなる事務処理なのに制限に気をつけなければいけないとは。取り扱いに細心の注意が求められるとなればいよいよ面倒ですね。
そんな中活発化しているのがBPO！日立システムズには数百社もの受注が！
企業や団体において、従業員のマイナンバーの収集・保管が本格的に始まるなか、マイナンバーの管理業務をアウトソーシング（外部委託）する動きも活発化している。日立グループが手がけているBPO（ビジネスプロセスアウトソーシング）「マイナンバー対応BPOサービス」への引き合いや受注は、同事業を担当する日立システムズだけでも11月末時点ですでに数百社。さらに、マイナンバー管理をアウトソーシングするタイミングで、マイナンバーと密接に関連する給与計算も一緒にアウトソーシングするニーズが顕在化しているのだ。
日立製作所と日立システムズは、従業員のマイナンバー収集から登録、保管、番号を記した関連帳票の印刷、廃棄までフルアウトソーシングするマイナンバー対応BPOサービスを今年7月から販売開始した。顧客からの引き合いや受注は、日立システムズだけでも数百社。「当初の計画を上回っている状態で、なおかつ想定していたサービスメニュー以外のニーズも顕在化していることが浮き彫りになっている」（日立システムズのマイナンバーサービス統括本部の中田龍二氏）と話す。
その筆頭に挙げられるのが、給与計算のアウトソーシング需要の多さだ。給与計算業務は、マイナンバーと最も関連性の高い業務であり、給与計算の受託サービスを手がけているベンダーは、必然的にマイナンバーの管理業務も受託しているケースが多い。日立システムズの顧客も、この点では共通しており、マイナンバー対応BPOサービスへの引き合いや発注をしたユーザー企業のうち、実に3割ほどがマイナンバー管理業務のアウトソーシングを機に、給与計算も一緒に外部委託する意向を示しているという。
マイナンバーによって意外なところに需要が発生しているようです。
BPOとは？やりたくないけどやらなきゃいけないことを他の企業に任せる
BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）とは、企業などがコアビジネス以外の業務プロセスをそのまま専門のサービス提供者に委託することです。従来のアウトソーシングとは異なり、 BPOサービスでは業務プロセスの再設計から、業務の運用までをワンストップで請け負います。
via www.it-sf.co.jp
BPOを利用すれば煩雑な作業を外部に任せて自社本来の業務に専念することができます。
マイナンバーを外部に委託する場合は注意が必要です
マイナンバーを取り扱う業務の全部又は一部を委託することは可能です。また、委託を受けた者は、委託を行った者の許諾を受けた場合に限り、その業務の全部又は一部を再委託することができます。
委託や再委託を行った場合は、個人情報の安全管理が図られるように、委託や再委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行わなければなりません。委託や再委託を受けた者には、委託を行った者と同様にマイナンバーを適切に取り扱う義務が生じます。（2014年6月回答）
委託先の監督を怠らないように注意しましょう。