準備は出来ていますか？中小企業のマイナンバー対策

2015年9月に株式会社サイバーネットワークスが会員企業271社に対して行った調査では、完了している企業が5%で、まだ準備が完了していないのが95%と大部分を占めている。

平成28年1月以降、事業者は税・社会保障関係等の事務でマイナンバーを取り扱うことになります。 マイナンバーは通常の個人情報よりも厳格な取り扱いが要求されます。その中でも、マイナンバーを取り扱う上で、必ず気を付けないといけない3つの制限があります。3つの制限とは、利用、提供、収集・保管の制限です。

社会保障・税・災害対策分野の中で法律で定められた行政の手続きでしか使えません。

社会保障（年金・労働・医療・福祉）の分野
年金の資格取得や確認、給付・ハローワークの事務・医療保険の給付の請求・福祉分野の給付・生活保護等
税の分野
税務当局に提出する申告書、届出書、調書などに記載・税務当局の内部事務
災害対策の分野
被災者生活再建支援金の支給・被災者台帳の作成事務

一般的な企業においては、「個人番号関係事務」を処理するために必要がある場合に限り、本人等にマイナンバーの提供を求めることができます。したがって、事業者は、例えばマイナンバーを社員番号代わりに利用するなどの目的でマイナンバーの提供を求めることはできません。

ここでマイナンバーの収集といっているのは、「人から個人番号を記載したメモを受け取ること。」「人から聞き取った個人番号をメモすること。」「電子計算機等を操作して個人番号を画面上に表示させ、その個人番号を書き取ること。」等を指しています。

収集は、はっきりした利用目的を持って、そのことを従業員の方にお示して、行うことが必要です。そして他人へのなりすましを防止するため、本人のマイナンバーであることを確認し、実施することが必要です。いいかえますとマイナンバーの収集には、目的明確化と本人確認が車の両輪として必要になるのです。
そのときに示した利用目的以外に、マイナンバーを利用することは禁止されています。
その場合、提供先を示す必要はありません。利用目的を示せば、提出先も明らかになっていると理解されるからです。例えば、源泉徴収票でしたら税務署に提出されることは、自ずと理解されるからです。

ガイドラインで定められている安全管理措置は「組織的」「人的」「物理的」「技術的」の4つの分野に分かれており、それぞれマイナンバーを安全に管理するための具体策が定められている。