マイナンバー導入で就業規則が変わる?改定のための4つのポイント

マイナンバー制度導入により企業を取り巻く環境は変化していきます。これを機に、就業規則を見直してみてはいかがでしょうか。

就業規則は変更した方が良い?

社会保険労務士(社労士)からの提案。就業規則 (28766)

就業規則にマイナンバーについての規程を盛り込んでおかないと、従業員が問題を起こした際の懲戒が難しくなることもあります。

ですから、27年10月から効率的に取得・運用を行うために、就業規則に利用目的などを規定しておくことが重要です。

従業員が個人番号の提供を拒んだ場合を想定した、より積極的な対応としては、就業規則に従業員に個人番号を提供することを求める規定を置くことです。
企業がマイナンバーを取り扱うことが出来るのは利用目的を特定した範囲のみであり、当初の利用目的と異なる利用目的でマイナンバーを利用する場合には、本人への通知が必要とされています。この「本人への通知」とは、

・社内LANにおける通知
・利用目的を記載した書類の提示
・就業規則への明記

といった方法であると、特定個人情報保護委員会のページには記載されています。つまり必ずしも就業規則を変更する必要はないですが、就業規則で明示しておいた方がベターだといえるでしょう。

もし就業規則に明示しなければ、利用方法が変わるたびにいちいち書類の提示などをしなければならず、実務上非常に煩雑ですよね。就業規則を変更して明示しておく事をおすすめします。

マイナンバーは利用目的が変わる度に本人への通知が義務付けられています。
就業規則は必ずしも変更する必要はありませんが、就業規則に利用範囲を明記しておいた方が手間が省け、手続きがスムーズに進められます。

就業規則を変更する際のポイント

「個人番号カード」または「通知カード」提示を追加する。

通知カード・個人番号カードの概要 | 大府市 (28812)

マイナンバーを取得する際は、正しい番号であることの確認(番号確認)と現に手続きを行っている者が番号の正しい持ち主であることの確認(身元確認)が必要であり、原則として、
①個人番号カード(番号確認と身元確認)
②通知カード(番号確認)と運転免許証など(身元確認)
③個人番号の記載された住民票の写しなど(番号確認)と運転免許証など(身元確認)
のいずれかの方法で確認する必要があります。
・個人番号カード又は行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律施行規則1条1項1号に定める書類(運転免許証,旅券等)及び通知カード(原本を会社に提示するか,写しを会社に郵送する方法による)
企業は従業員の本人確認をする必要があります。
提示を拒否された時のために、採用時の提出書類の項目に含めると良いでしょう。

マイナンバーの利用範囲を明記する

法律や条例で定められた目的外でのマイナンバーの利用は禁じられています。
マイナンバーを利用する範囲についての明記が必要です。
マイナンバー制度の利用範囲ってどこからどこまで? | マイナンバーの基礎知識 (28860)

マイナンバーの利用目的には制限があるのですが、実際に収集する場合には、事業者内でも利用目的をあらかじめ定めておく必要があります。
法で定めている目標はあくまで上限であり、それぞれの事業者内で、改めてマイナンバーを利用する目的について、一般的・合理的に利用目的が特定できるようにしておかなくてはならないのです。
例えば「源泉徴収票作成の事務のため」や「健康保険・厚生年金手続事務のため」など、ある程度利用される事務が特定できるようにしなければなりません。

マイナンバーの秘密保持の規定を追加する

高価買取ができる秘密|自動車バッテリーの出張買取専門&高価格の廃バッテリー買取センター高価買取ができる秘密 (28894)

マイナンバー制度では、個人情報が外部に漏れるのではないか、他人のマイナンバーでなりすましが起こるのではないか、といった懸念の声に対し、安全・安心を確保するため、マイナンバー制度は、マイナンバーの法制度・マイナンバー制度を支えるシステム基盤の両面から、個人情報保護の措置を講じられます。
「特定個人情報」であるマイナンバーを安全に管理し、情報漏えいを防ぐためには、就業規則に秘密保持の規定を盛り込む必要があります。

懲戒事由への追加

マイナンバーの取り扱いや、故意または重大な過失によるマイナンバーの漏洩・流出させた場合の解雇事由についても就業規則に追加しておきましょう。
海外発送禁止商品について | Amazon輸出完全マニュアル (28899)

マイナンバーはとても大切な情報です。故意の漏えいなどは懲戒処分が必要でしょう。
マイナンバー法においては、個人番号を取り扱う社員が、正当な理由がないのに、その業務に関して取り扱った個人の秘密に属する事項が記録されたマイナンバーを含むデータを他人に提供したときは、4年以下の懲役若しくは200万円以下の罰金に処し、又はこれを併科することとされています。非常に重い刑事罰だと思います。
このような場合は、マイナンバー法での罰則だけでなく会社の業務上重要な秘密を漏えい、流出させた場合と同様に懲戒解雇事由とすることができます。
「マイナンバーの漏えい」は立派な犯罪です。マイナンバーの漏えいがあった時は,その従業員だけでなく会社まで処罰されてしまいます。
 ですので,この点について違反があった時にきっちり懲戒処分ができるよう,懲戒解雇事由に追記しておきたいところです。

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