ついにスタートしたマイナンバー制度。様々な噂や論争が飛び交う中、企業にとって負担が増えることや漏洩の不安など気が気ではないのではないでしょうか。実際に今どんなことが起きているのか、そして今後どうなるのか、知っておいたほうがいいことを確認してみましょう。
取り扱い注意
パートやアルバイトも含め、また扶養家族の番号も取得しておく必要があります。
このマイナンバーは、他人に知られてはならないものです。
当然、集めたマイナンバーは企業の責任でしっかりと管理しておかなければなりません。
中小企業のマイナンバー制度対応の3つのポイントポイント1：企業は、従業員等のマイナンバーを確認する必要がある。
ポイント2：マイナンバーは決められた目的以外に利用してはならない。
ポイント3：マイナンバーは担当者以外に扱わせず、漏洩しないように保管する。
マイナンバー制度では、社員のマイナンバーだけを管理しておけば良いように思われますが、実はそうではありません。マイナンバー制度に対応する際の、意外な落とし穴をご説明します。
1.社員番号をマイナンバーにするなど、社員管理のために使うべからず
マイナンバー（個人番号）は、用途が限定されています。「一生変わらないので便利」だからといって、マイナンバーを流用（社員番号にする、パスワードにするなど）してはいけません。2.日本人の社員さえ管理しておけばOK！と安心すべからず
対象は「住民票を有する人」なので、日本在住の外国人もマイナンバーを持つ可能性があります。また、外注デザイナーのような個人事業主や、地代の地払いなど「支払調書」を交付する相手も対象になります。3.事務手続きは 「外部委託しているから安心」 と思うべからず
委託先が、自らが果たすべき管理レベルと同等の安全管理をしているかの監督責任があります。管理をしておらず委託先で漏えいが発生した場合、委託元（貴社）も番号法違反を問われる可能性があります。
気軽に聞いたり教えたりするものではありません
原則的に社会保障、税、災害対策の手続き以外に、他人にマイナンバーを教えることも、また、教えてもらうことも禁止されています（同居している配偶者や子どもなどは除く）。マイナンバーを提出する側も、保有する側も注意しなければなりませんね。
本人が同意していてもダメなものはダメ正当な目的以外でのマイナンバーの利用は、たとえ本人が同意していたとしても禁止です。これは、立場上逆らえないような相手から同意を強要されるリスクを考えてのことです。もし勤務先の社長や直属の上司からの命令だったとしても、正当な理由と正当な手続きを踏んでいない要請は断ることができますし、断らなければいけません。
悪用などの可能性がない限り、一生変わらないものです。
自分のマイナンバーはもちろん、自分以外のマイナンバーを扱う企業は厳重に管理しなければなりません。
ある調査によると、「マイナンバー制度」という名前を知っている人は90％以上ですが、制度そのものを理解している人は、70％以下のようです。つまり、実際「マイナンバーとは何か」を知らない人が多い、ということです。この理解度の低さは、何を招くでしょうか？詐欺にあったり、犯罪に巻き込まれたりする可能性を招いてしまうでしょう。「知らなかった・やってしまった・やっていなかった」では、遅いかもしれません。
注意するのは収集と保管だけではない
不要になった場合は速やかに廃棄・削除することが求められるが、書類によっては一定期間の保管が法令で義務付けられているものがある。例えば、扶養控除等申告書や配偶者特別控除申告書の保管期間は7年。これらの書類については、退職した社員のマイナンバーは、7年保持してから廃棄しなければならない。「マイナンバーが漏えいしないよう保管する。また、保管してきたものを7年たって廃棄する。これを徹底するのは、決して容易なことではないでしょう。短期のアルバイトで雇用していた人を7年きちんと覚えていられるでしょうか。ルールにのっとった上で、手間をできるだけ少なく運用していく方法は何か、検討する必要があるでしょう」。
前述のように、決められた期間が過ぎれば廃棄するというルールを守るのは容易ではない。例えば管理者が保管期間内に交代するといったことも当然起こり得るわけで、廃棄し忘れがないよう、きちんと社内で情報を共有していかなければならない。
マイナンバーの提出を拒まれるケースも？
教えたくありません
先日私のうちに、マイナンバー通知が届きました。これから運用していくに当たり、イマイチまだどう使われるのかが分かっていません。また、もしマイナンバーの情報が漏れてしまった場合どのような対応をしたらいいのか懸念しています。自分が勤めている会社に番号を教えるように言われているのですが、会社のセキュリティーが甘く教えたくありません。会社にマイナンバーを教えるのは義務なんですか？
2015年12月末現在、提出を拒んだとしても法的な罰則を受けるという定めは見あたりません。国から出ているのは、「会社がきちんと理由を説明し、提出を求めること」というお達しです。それでも提出が得られない場合は「書類の提出先（国税局や厚労省など）の指示に従うように」と内閣官房のホームページに記されています。つまり、どうしても提出したくなければそれは可能ということになります。
今後、社員の入社・退社がある度にマイナンバーの収集・廃棄を行っていくことになる企業は、このようなケースに出くわす可能性が十分あります。
社員が会社のセキュリティ対策を信用出来ていないことが原因でしょう。
会社にマイナンバーを提示するのがとても不安です。ウチの会社は個人会社で、事務・経理のことは一人のおばさんに
すべて管理されています。
きっと普通だったら家に届いた通知カードなり個人番号カードなりを
見せるだけでいいのでしょうが、私はどうしてもそのおばさんに
カードを見せたくありません。
企業側も社員の信用を得られるように努力が必要です。
安心してマイナンバーを提出出来る会社になりましょう。
まず、企業が従業員等にマイナンバーの提供を要求する際には、個人情報保護法第18条に基づき、利用目的を本人に通知または公表しなければなりません。
同時に、マイナンバーの提供を求めることができるのは、社会保障及び税に関する手続き書類の作成事務を行う必要がある場合に限られています。例えば、「マイナンバーを社員番号にする」等は目的外利用に当たるため、認められておりません。複数の目的でマイナンバーを利用する場合、まとめて目的を提示しても構いませんが、提示後に利用目的が増えた際には、改めて追加される利用目的を提示する必要があります。
マイナンバー保管方法には様々な論争も
どのような方法で保管するのかはその会社によって正解は様々でしょう。
頑丈な金庫を購入するところもあれば、クラウドサービスを利用するのも手です。
どれが安全なのかは色々な意見がありそうです。
企業によっては、従業員全員のマイナンバーを紙に書き写し、鍵のついた机の引き出しや金庫にしまう方法をとる予定のところも多い。事実、ホームセンターでは金庫の売れ行きが好調だという。マイナンバーの管理を請け負うIT企業の担当者は、
「紙ベースでマイナンバーを保管することは、書類がどこかに紛れてしまったり、閲覧できる人を限定するのが難しかったりと、漏洩リスクが高まります。できるだけ電子データでやり取りすることが望ましい」
と、警鐘を鳴らすが、必ずしも“アナログ保管”が悪いわけではないとする意見もある。
実際、アメリカや韓国では、他人のナンバーを盗んで、その人に成りすます詐欺事件が多発している。内閣官房のウェブでは「海外の成りすましの事案は、番号のみでの本人確認や、番号に利用制限がなかったことなどが影響したと考えられるため、日本の番号制度では、厳格な本人確認の義務付けや利用範囲の法律での限定などの措置を講じている」と説明しているが、到底安心できるはずがない。そこで民間企業の間では2つの動きが強まった。
1つ目は、紙の状態のままで金庫の中で保管する方法である。原始的だが、データに比べれば安全性が高い。2つ目は、いわゆるクラウドである。コンピューター会社が用意するクラウドの中でマイナンバーを保管するという仕組みである。情報セキュリティーを徹底したクラウドの中で保管してもらった方が安全だからという判断である。
定期的なチェックをするようにしましょう。
マイナンバー詐欺は企業もターゲットに
現在は個人への不審な電話から始まることが多いようですが、企業は従業員のマイナンバーを預かっているだけに、その責任は大きく流出のリスクも比べ物になりません。
企業がターゲットになることは大いにあり得るでしょう。
情報はどのようなルートで漏えいするかわからない。
内部漏洩かもしれないし、ハッキングかもしれない。いずれにしても、
アナタが100％大丈夫という保証はどこにもないのだ。
マイナンバーが流出すれば、今まで闇社会に流通していた複数の個人情報リストを、マイナンバーのもとに関連づけ、より正確で広範囲な個人情報としてデータベース化することが可能になるでしょう。 犯罪者が狙う格好のターゲットとして、多数のマイナンバーを取り扱うことになる企業が考えられます。