マイナンバー制度対策として金庫がバカ売れ！

顧客情報、商品情報、仕入れ価格、契約書、取引先の情報、個人データなどオフィスは情報の宝庫です。
また2015年10月より番号通知が開始される「マイナンバー制度」では、より厳密な情報管理が要求されます。

マイナンバーの利用範囲には制限がある

マイナンバーの利用範囲は、法律にて規定された社会保障の分野、税金に関する分野、災害対策に関する分野に限定されています。これ以外の目的でマイナンバーの提供を求めたり、利用したりすることはできません。また、法律で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報（個人番号を内容に含む個人情報）を第三者に提供することも不可とされています。

マイナンバーの取得利用目的を本人に明示する

従業員などからマイナンバーを取得する際には、「源泉徴収票作成事務」、「健康保険、厚生年金保険加入等事務」など、本人に利用目的を明示する必要があります。複数の目的がある場合は、まとめて目的を示しても構いません。

マイナンバーの保管には制限がある

特定個人情報は、「法律で限定的に明記された場合を除いて、保管してはならない」という決まりです。また、マイナンバーが記載された書類などのうち、所管法令によって一定期間保存が義務付けられているものは、その期間のみ保管できることになっています。
例えば、従業員を雇用している期間中は、従業員のマイナンバーは給与の源泉徴収事務のために必要なので、企業が継続的に保管して良いということです。ただし、「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」の保管期間は7年間なので、期間が過ぎた時点で廃棄しなければいけません。なお、マイナンバーの部分を復元できない程度にマスキングまたは削除すれば、書類自体の保管を継続することはできるとされています。
書類の廃棄に関しては、企業で必ず行うためのシステムを構築すべきだと言われており、どの書類を破棄、削除したかという記録も保存しなければいけません。
また、保管期間中の書類のセキュリティ管理も重要です。マイナンバーの情報は、漏えいすることがないよう、以下のような措置を取る必要があります。

● 組織的安全管理措置……マイナンバーのセキュリティ管理体制を整える
● 人的安全管理措置……マイナンバー担当者の監督、教育をする
● 物理的安全管理措置……安全な場所に保管し、盗難を防止する
● 技術的安全管理措置……インターネット経由での情報漏えいを防ぐ

例えばマイナンバーを使う仕事（例えば経理・人事）に従事していた人間が、正当な理由もなくマイナンバーを自分や第三者の利益のために盗んだり、引き渡したりすると、3年以下の懲役、または150万円以下の罰金となっています。マイナンバーの漏えいに関する罰則で最も重いのは4年以下の懲役または200万円以下の罰金で、「個人番号利用事務、個人番号関係事務などに従事する者や従事していた者」が、「正当な理由なく、業務で取り扱う個人の秘密が記録された特定個人情報ファイルを提供」した場合に適用されます。

日本に限らず国民というのは政府の秘密情報が漏えいすることを鬼の首でも取ったかのように喜びます。しかし、これは本来恐ろしいことなのです。国がお金をかけて、システムや人を使って守ってきた情報すら、暴こうと思えば暴けてしまう。であれば個人の情報なんて簡単に盗めてしまうということでもあるのです。

マイナンバー制度はメリットも大きいですが、その分この番号が流出したときの弊害は年金番号が1つ流出したのとは比べ物にならない大きさになります。この制度において何よりも国民が気を付けるべきことはセキュリティです。

マイナンバー対策として、金庫を購入している方が多いです。ゆくゆくは、銀行口座とマイナンバーがが紐づくことになりそうですので、少しでもお金の流れを把握されないようにしているのでしょうか。

スタッフが１０認定度ならいいですが、５００人くらいいる複合施設はどうなるでしょうか。
５００人分の扶養控除申告書を、保管義務の７年間金庫に保管するという理屈になります。
単純にいつも３５００枚の扶養控除申告書が金庫にあるということになります。

特定個人情報の管理は、社内で実施すると非常に多くの手間がかかり、刑罰リスクも高いため、クラウドベンダーや専門家に委託をすることも可能です。