従業員のマイナンバーの取り扱い！

　社会保障、税、災害対策の手続きに必要な場合など、番号法第１９条で定められている場合を除き、他人（自己と同一の世帯に属さない者）のマイナンバーの提供を求めたり、他人（同左）のマイナンバーを含む特定個人情報（［Ｑ5－4］参照）を収集し、保管したりすることは、本人の同意があっても、禁止されています

従業員の扶養家族については、所得税や住民税の控除額や社会保険料の算出に影響があります。

書類には扶養家族のことを記入する欄もありますから、該当する家族のマイナンバーを取得することは正当な利用だといえるでしょう。

一方で、扶養扱いでない家族の情報までを企業が取得していい理由はありません

「利用分野編」で解説した通り、企業においてマイナンバーは「社会保障」と「税」の分野での利用に限られています。

具体的には、以下のような事務手続きが利用目的ということになります。

・健康保険・厚生年金保険届出事務（社会保障）
・源泉徴収作成事務（税）

これを従業員に対して「通知」する必要があります。通知方法は「書面による通知」のほかに「社内LANによる通知」も可能です。

身元確認とは、マイナンバー提出の手続きを行っている者が、そのマイナンバーの正しい持ち主であるかを確認することです。

通常、身元確認には以下に示す「運転免許証」「パスポート」などを使用します。

マイナンバーを利用するときは、利用目的を本人に通知、または公表しなければなりません。

このとき、複数の利用目的をまとめて明らかにすることは可能ですが、利用目的を超えて利用することは認められず、利用目的を後から追加することもできません。

ただし、当初の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲内で利用目的を変更することは、本人への通知等を条件として認められます。

たとえば、雇用契約に基づく税務事務を利用目的として従業員のマイナンバーを取得した場合、その従業員が会社の株主であったとしても、配当の支払いは雇用契約と関連するものではないので、

配当金の支払調書作成事務に利用しようとするときは、あらためてマイナンバーを取得する手続きが必要です。

しかし、健康保険等の社会保険関係事務にマイナンバーを利用することは、社会保険関係の事務が雇用契約に基づくものですから、本人への通知により利用目的の変更として認められます。

入社時に、扶養控除申告書などのマイナンバーが記載された書類を収集します。

取得の際には、利用目的はきちんと通知又は公表して下さい。又、本人確認も厳格に行って下さい。

その際に、提出先を示す必要はありません。利用目的を示せば、提出先も明らかになっていると理解されているからです。

例えば、源泉徴収票でしたら、税務署に提出と理解されます。

社会保障および税に関する手続書類の作成事務を行う必要がなくなりますので、

保存期間の経過した書類は破棄または削除しなければなりません。

マイナンバーが記載された書類は、そのままゴミ箱に捨ててはいけません。

必ずシュレッターなどで番号がわからないように破棄します。

従業員からマイナンバーの提供を拒否された場合は、法令で定められた義務であることを告知し、提供を求めることになりますが、それでも提供を拒否された場合は、書類の提出先の機関の指示に従うことになります。