マイナンバー制度によって何が変わるのか。どう対応すればいいのか。始まったばかりで中小企業も何をやって良いか分からないと思います。マイナンバー取得、それにデータ保管のための社内ネットワークについて考えてみました。
会社においてのマイナンバー制度
マイナンバーを会社に提出する義務はあるの？まず、個人のマイナンバーを会社に提出、通知する義務があるのかどうか？について、内閣官房のホームページに次のＱ＆Ａがありました。
Ｑ 事業者は従業員等からマイナンバーを取得する必要がありますが、その際、従業員等がマイナンバーの提供を拒んだ場合、どうすればいいですか？
Ａ 社会保障や税の決められた書類にマイナンバーを記載することは、法令で定められた義務であることを周知し、提供を求めてください。
※内閣官房ホームページより引用簡単に言うと、会社が従業員のかわりに行っている、税金・社会保険関係の書類にマイナンバーを記載することが法令で決まっている。だから、従業員は会社にマイナンバーを提出・通知する必要がある。という事のようです
マイナンバーが通知されたら企業が行うべきこと
いつまでに従業員から集める必要がありますか。マイナンバーは、平成27年10月に市区町村から通知カードの配布が開始されます。従業員の方に通知カードが届きましたら、マイナンバーの収集は可能ですが、国がマイナンバーを利用開始するのは平成28年1月以降です。
今年の年末調整の時期に税務署から送付されてくる年末調整関係資料の中に、翌年分である「28年分 給与所得者の扶養控除申告書」にはマイナンバーの記載欄がありますので、その時収集するのが1番スムーズに行えます。
企業としては、その状況を提出先に報告すれば良いとなっていますが、将来的には強制的に提出させるようになるのではないでしょうか。法律で定められていなくても、社内規則で定められてしまえば、社員としては従うしかないでしょう。
先進国としてはマイナンバー制度を試行するのが適切だとは思うのですが、個人情報漏えいなどの対策が不十分だと思えるので、会社や行政の体制を整えることが重要でしょう。
以下に、「マイナンバー制度、企業の実務対応」というリンクを紹介します。
大企業なら特別なセクションを設けて研究、学習することが可能ですが、中小企業ではそうもいきません。
小さい会社の責任者は、自分でネットや本を参考にして、自分で学習するしかありません。
企業にとって最初の課題は、社員からの個人番号取得になります。社内講習会などを開いて、社員のマイナンバーに対する知識を向上させる必要があります。
社内ネットワーク、クラウド
イントラネットにおけるデータバックアップ
いまさら聞けない！基本的なバックアップ種類「フル」「増分」「差分」最初に検討するバックアップの方式は、重要なデータが含まれるフォルダを指定して、それ以下に含まれるすべてのファイルをバックアップ（フルバックアップ）することです。しかし、対象のデータ容量が膨大であると、バックアップ完了までに膨大な処理時間がかかってしまいます。
こうした問題に対処するために、主要なバックアップソフトウェアでは、一般的に「バックアップの種類」と呼ばれるいくつかのバックアップ方式を提供しています。これを使い分けることで、バックアップ処理に必要な時間と保存先のストレージ容量、リストア処理にかかる作業ステップ・時間のバランスがとれます。フルバックアップ
バックアップ対象のすべてのデータを、別の記憶装置（ストレージ）に保存します。しかしながら、すべてのデータをバックアップするには時間が掛かりすぎることが多く、その間はサーバの処理に負荷がかかり、その他の稼動系タスクに影響を与えてしまいます。
フルバックアップは実施頻度を低くし、「増分」や「差分」のバックアップ方法と組み合わせて使用することをおすすめします。増分バックアップ
最初にフルバックアップを取得します。次回からは前回のバックアップから変更されたファイルやフォルダのみをバックアップします。
そのため、バックアップ時の作業時間を短縮し、保存のための空き容量を少なくすることができます。差分バックアップ
最初にフルバックアップを取得し、フルバックアップを起点として、変更されたファイルやフォルダのみをバックアップします。例えば、日曜日などの休日に時間を掛けてフルバックアップを取得し、平日はフルバックアップとの変更分を毎日バックアップします。
そのため、バックアップ時の作業時間を短縮することができます。
以下にフリーのバックアップソフトを紹介します。
無料ファイル同期・バックアップソフト一覧 – フリーソフト100
データの保管などにクラウドを利用
このときに重要なのはセキュリティで、その対策がきちんとされているクラウドを選択するか、暗号化などによってデータを保護する必要があります。
なぜ今クラウドなのか？このように「クラウド」は意外と身近なところで使っているサービスだったりするのです。それが最近「クラウド」とわざわざ銘打って新聞や雑誌などをにぎわせているのは何故でしょうか。皆さんの会社でも「クラウド導入って……」と話題になっていたりしませんか？
それは、社内でネットワーク環境を構築して、一からシステムを作り上げるより、クラウドサービスを活用した方がコスト面で有利になることが多いこと。また、今までは「基幹業務に関わること/セキュリティー上重要なデータ」などは社内でのサーバーで管理運用するのが当然で、外部に任せるなんてもってのほか、という風潮がありましたが、サービス品質やセキュリティー技術の向上などによってこうした考えが徐々に薄れてきたことが挙げられます。そのため、クラウドサービスの導入を検討している会社が増えてきているのです。
社内ネットワークのストレージに保管したマイナンバー情報が消失した場合、再取得が必要になり、事務処理が煩雑化します。
ハードディスクのクラッシュなど思わぬ事故に対応するためにデータのバックアップが必要です。