他人事じゃない！民間事業者が負うマイナンバーの対応

　平成28年1月より、マイナンバー制度の運用がスタートします。マイナンバーの利用範囲は法令で制限されていますが、その適用対象には、社会保障関係や税金関係の事務手続きも含まれています。
　これらは、民間事業者にとっても無関係ではありません。従業員の源泉徴収を行ったり被保険者資格の申請を行うのは、事業者だからです。

　マイナンバーを従業員から提供してもらうためには、まず、事前に利用目的をはっきりと示さなければいけません。これは個人情報保護法の第18条に規定されているルールですので、企業は遵守する必要があります。
　また、一度取得したマイナンバーであっても、当初通知した目的とは別の用途に使いたいときは、再度利用目的を追加して通知しなければいけません。たとえば子会社に出向した従業員については、出向先で再度取得し直さなければいけないということです。
　二度手間になってしまいますが、マイナンバーは重要な個人情報ですので、運用にあたってはルールの徹底が重要です。

　この本人確認は正しい番号であることの確認（番号確認）と手続を行っている者が番号の正しい持ち主であることの確認（身元確認）を行います。
　本人確認の方法にはいろいろありますが、以下、対面での本人確認の方法を説明します。
　まず、個人番号の確認のためには、①個人番号カードか②通知カードもしくは③個人番号が記載された住民票・住民票記載事項証明書等で確認をします。
　また、身元確認には①個人番号カードか②運転免許証もしくは③パスポート等の写真付きの身元確認書類等で確認をします。
　ここで重要なのは、個人番号カードがあれば、それ一つで番号確認と身元確認ができるということです。
　個人番号カードの普及のために政府はマイナンバーカードを無料で配布する方針で、その中に個人の電子証明書も格納され、さらに将来的には健康保険証機能付帯等による利用拡大を図る予定のため、個人番号カードの取得が促進される可能性が高いです。

Ｑ4－3－6　従業員の扶養家族のマイナンバー（個人番号）を取得するときは、事業者が扶養家族の本人確認も行わなければならないのでしょうか？

Ａ4－3－6　扶養家族の本人確認は、各制度の中で扶養家族のマイナンバーの提供が誰に義務づけられているのかによって異なります。例えば、税の年末調整では、従業員が、事業主に対してその扶養家族のマイナンバーの提供を行うこととされているため、従業員は個人番号関係事務実施者として、その扶養家族の本人確認を行う必要があります。この場合、事業主が、扶養家族の本人確認を行う必要はありません。一方、国民年金の第３号被保険者の届出では、従業員の配偶者（第３号被保険者）本人が事業主に対して届出を行う必要がありますので、事業主が当該配偶者の本人確認を行う必要があります。通常は従業員が配偶者に代わって事業主に届出をすることが想定されますが、その場合は、従業員が配偶者の代理人としてマイナンバーを提供することとなりますので、事業主は代理人からマイナンバーの提供を受ける場合の本人確認を行う必要があります。なお、配偶者からマイナンバーの提供を受けて本人確認を行う事務を事業者が従業員に委託する方法も考えられます。（2014年7月回答）

マイナンバー（個人番号）への対応は、総務、人事、経理部門での対応が主となりますが、不動産業などの法定調書関係で個人の取引先が多い場合などは、営業部門も含めての対応が必要となります。

また、罰則が科されないように「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」を遵守していくことが必要です。

　マイナンバーは、法律で定められた目的以外にむやみに他人に提供することはできません。また、他人のマイナンバーを不正に入手したり、他人のマイナンバーを取り扱っている人が、マイナンバーや個人の秘密が記録された個人情報ファイルを他人に不当に提供したりすると、処罰の対象になります。

　マイナンバー法では、保護の対象となる個人番号の重要性から、個人情報保護法よりも罰則の種類が多く用意されており、また、法定刑も重いものとされています。

　もし、万が一に、マイナンバーの流出という事態が起こると、罰則はもちろんのこと、企業イメージに与える影響は甚大であり、企業経営に与える影響が少なくありません。