マイナンバーの様々な手続きを外部委託する場合は、委託元に監査責任が課せられますが、その際の監査報告書の作成法のポイントを紹介します。
通知カードとマイナンバーカード
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マイナンバーは一度付番されると基本的に一生涯変わりません。
もしも大切な従業員さんの個人情報を社長さんの一瞬の不注意で漏らしてしまったら、、どう説明なさいますか？処罰云々ではなく、従業員さんからの信用や会社に対する世間の信用も失墜してしまうことは間違いありません。
しかもそのあとは”特定個人情報保護委員会”から監視の対象となります。
マイナンバーを通知するために国民一人一人にマイナンバー通知カードが簡易書留で郵送されています。
そこには、生年月日や住所とともに１２ケタのマイナンバーが記載されています。
また通知カードには偽装防止のための処理も施されています。
このような通知カードですが、本人の写真は記載されておらず本人確認とマイナンバーの確認を同時に行う事はできません。
もし、そのような同時に確認ができる身分証明証が欲しい場合には、マイナンバーカードを発行してもらうとよいでしょう。
これは当面の間無料で発行できますし、様々な利便性があります。
コンビニエンスストアで、どの時間でもまたどの場所でも住民票や印鑑証明書を所得することもできる様になります。
マイナンバーの保護措置
マイナンバーに対する国民の懸念と保護措置○マイナンバーを用いた個人情報の追跡・突合が行われ、集約された個人情報が外部に漏えいするのではないか。
○他人のマイナンバーを用いた成りすまし等により財産その他の被害を負うのではないか。
⇒番号法では、マイナンバーの利用範囲を限定し、利用目的を超えた目的での利用を禁止するなど保護措置を規定。
収集したマイナンバーは責任をもって流出防止に努めなければなりません。
廃棄するまでが情報管理です！
マイナンバーは、適切な廃棄も大変重要なポイントとなる。これまでは、一度保有した個人情報は、利用の必要がなくなっても継続的に保管するなど、個人情報の速やかな廃棄はあまり行われてこなかったかもしれない。これに対し、マイナンバーは必要がなくなったら、速やかに廃棄する必要がある。
収集や保存に気を使うマイナンバーですが、廃棄も重要なポイントです。
きちんと廃棄できたか、廃棄確認の書類や管理台帳などで確認する必要があります。
きちんと廃棄できたか、廃棄確認の書類や管理台帳などで確認する必要があります。
社員教育もしっかり！
マイナンバー制度開始への流れ
従業員などが、１０月から送られてくる「個人番号通知カード」を破棄しないようにするための案内です。
昨年10月から通知カードの配布が始まりましたが、ナンバー収集のために必要なものであることを社員に伝えておきましょう。
監査報告書を正しく利用して監査責任を果たす
会計事務所はマイナンバー取扱い事務の委託先として、顧問先の監督を受けることになります。
管理者がマイナンバー使用履歴を定期的に確認することを会計事務所の取扱い業務規定に定め、
またその確認内容を「マイナンバー使用業務監査報告書」等としてまとめ、顧問先に報告されることで顧問先の委託先監査の証明にもなります
監査責任を果たすためには、監査したことを証明できる書類の作成が必要です。
委託先との連携できちんとマイナンバーの管理をしましょう。
委託先との連携できちんとマイナンバーの管理をしましょう。