いよいよ来年から始動開始のマイナンバー制度。年末に向けて忙しい会社も多いとは思いますが、今から準備をして企業側は慌てず騒がず対応することが従業員への安心感にもつながります。それでは今なにをすべきなのか？をご紹介します。
民間事業者でも制度開始に向けた準備を！
今年１０月からの個人番号及び法人番号の通知、来年（平成２８年）
１月からの利用開始、 個人番号カードの交付に向けたロードマップの例です。
今年１０月からの番号通知以降は、従業員の番号取得が可能です。
また、従業員の個人番号カード交付申請をとりまとめていただくことも
可能であり、全従業員との関係で具体的な事務が発生します。
来年１月以降、マイナンバーの利用が始まり、年始に雇用する
短期アルバイトの報酬に始まり、講演等での外部有識者等への報酬、
３月の退職、４月の新規採用、中途退職などで、番号の取得・本人確認や
調書の作成などの具体的な税・社会保険の事務手続も順次始まります。
この後の説明も参考にしていただき、制度開始に向けた準備を進めて
ください。
何をする時に必要になってくるのか？
国の行政機関や地方公共団体などにおいて、マイナンバーは、社会保障、税、災害対策の分野で利用されることとなります。
このため、国民の皆様には、年金・雇用保険・医療保険の手続、生活保護・児童手当その他福祉の給付、確定申告などの税の手続などで、申請書等にマイナンバーの記載を求められることとなります。
また、税や社会保険の手続きにおいては、事業主や証券会社、保険会社などが個人に代わって手続きを行うこととされている場合もあります。このため、勤務先や証券会社、保険会社などの金融機関にもマイナンバーの提出を求められる場合があります。
こうした場面で必要となってくるので、企業側と従業員側、双方のマイナンバー制度に対する理解が必要となってきます。
従業員からマイナンバーを取得する際の注意点
■マイナンバーの取得に当たって、利用目的をきちんと明示してください。
マイナンバーは、法律で限定的に明記された場合以外で、提供を求めたり、
利用したりすることは禁止されています。本人の同意があったとしても、
法律で認められる場合以外でマイナンバーの提供や利用はできません。
マイナンバーを従業員から取得する際、法律で認められた利用目的を特定し、
通知又は公表することが必要です。
源泉徴収や年金・医療保険・雇用保険など、複数の目的でマイナンバーを
利用する場合、まとめて目的を示しても構いませんが、後から利用目的を
追加することはできません。改めて利用目的を通知・公表してください。
■なりすまし防止のため、本人確認は厳格に行ってください。
番号のみでの本人確認では、なりすましのおそれもあることから、日本の制度
では、番号のみでの本人確認は認められません。必ず、番号が正しいことの
確認に加え、番号の正しい持ち主であることを確認する身元確認が必要です。
また、代理人による手続の場合、①法定代理人の場合は戸籍謄本など、
任意代理人の場合は委任状による「代理権の確認」、②「代理人の身元確認」、
③「本人の番号確認」を行う必要があります。
必要な場合のみ保管が可能・必要がなくなったら廃棄
［継続的に保管できる場合の事例］
＊雇用契約等の継続的な契約関係にある場合には、従業員等から提供を受けた個人番号を給与の源泉徴収事務、健康保険・厚生年金保険
届出事務等のために翌年度以降も継続的に利用する必要が認められることから、特定個人情報を継続的に保管できると解されます。
＊従業員等が休職している場合には、復職が未定であっても雇用契約が継続していることから、特定個人情報を継続的に保管できると解
されます。
＊土地の賃貸借契約等の継続的な契約関係にある場合も同様に、支払調書の作成事務のために継続的に個人番号を利用する必要が認めら
れることから、特定個人情報を継続的に保管できると解されます。
《個人番号の削除、機器及び電子媒体等の廃棄》
○個人番号若しくは特定個人情報ファイルを削除した場合、又は電子媒体等を廃棄した場合には、削除又は廃棄した記録を保存すること
となります。
○削除又は廃棄の作業を委託する場合には、委託先が確実に削除又は廃棄したことについて、証明書等により確認する必要があります。
＜個人番号の廃棄のタイミング＞
廃棄が必要となってから廃棄作業を行うまでの期間については、毎年度末に廃棄を行う等、個人番号及び特定個人情報の保有に係る安全
性及び事務の効率性等を勘案し、事業者において判断してください（Ｑ＆Ａにも記載しています。）。
きちんと担当者を決めて運用する事が大切です。
【おまけ】法人番号とは？
法人には13桁の法人番号が指定され、マイナンバーとは異なり、どなたでも自由に利用可能です。法人番号の対象
国税庁長官は、株式会社などの「設立登記法人」のほか、「国の機関」「地方公共団体」「その他の法人や団体」に対して1法人1つの法人番号を指定します。
※法人の支店・事業所等や個人事業者の方には指定されません。法人番号の通知
平成27年10月から法人の皆さまに法人番号などを記載した通知書の送付を開始する予定です。
※番号の通知は、登記上の所在地へ行われますので、所在地情報の変更手続を行っていない場合、変更前の所在地に通知されてしまいますのでご注意ください。
法人番号の公表法人番号は、名称・所在地と共にインターネット上で公表され、データダウンロードも可能です。
