マイナンバーをエクセルで管理する場合の注意点について。

マイナンバーの保管方法としては「（1）書類」「（2）Excelなどのデータ」「（3）システム内に保管するデータ」など、様々な形で存在すると思われます。しかし、どのような保管方法であっても「情報漏えいをしない」ようにすることが最重要です。

従業員が少ない企業では人事システムなどを導入せず、社員名簿をエクセルなどで管理しているケースも多々あるかと思います。

社員だけでなく、社員以外も含めたマイナンバーの一覧をデータファイルとしてPCに入れておくという状態は非常に危険と言わざるをえません。

法律では経理や総務担当者で社員のマイナンバーを扱う者が、 必要な事務作業の範囲を超えてマイナンバーを含んだ個人情報ファイルを作成することを禁止している。 このため、うっかりエクセルなどで社員のマイナンバーを含んだシートを作成・保管しただけで法違反となる恐れがある。 当分の間、会社はマイナンバーの対応業務で振り回されることになりそうだ。

マイナンバー管理のセキュリティ対策例
•管理するパソコンには「ログインパスワード」を付与する
•管理するパソコン本体は「鍵のかかるロッカー」に入れる
•管理するパソコンには「セキュリティソフト」を入れる
•エクセルなどにまとめた場合は「データにパスワード」を付与する
•データを外部にメールで送信する場合は、パスワードをデータと一緒に送信しない（誤送信による漏えいを防ぐため）
•紙出力したものは「鍵のかかるロッカー」に入れる
•マイナンバーの取扱状況のわかる記録を保存する（例：11月30日　年末調整に使用）
•退社した社員については速やかに番号を破棄する
•事務作業をするパソコンは、後ろから他の人が見えない位置に配置する

xoBlos corabo（ゾブロス　コラボ）はWEBアプリケーションであり、IEやGoogle Chromeを使用してシステム運用できる製品です。

一般企業（事業会社）の場合の例を考えてみたいと思います。基本業務要件は次の通りです。

一般企業（事業会社）が社員のマイナンバーを集めて、各種報告書に記載のうえ、各種団体に提出する。
収集したマイナンバーが漏れないよう厳重に管理しなければならない、という法規制がある。

社内の従業員からマイナンバー（特定個人情報）を収集するための提出用紙です。

収集してそのまま保管するだけで、マイナンバーの管理が出来るようになっています。

個人情報が漏洩した場合の損害賠償額の金額の算定方法として、

「損害賠償額算出式’０３」(日本ネットワークセキュリティ協会)と呼ばれるものがあります。

漏洩の程度にもよりますが、仮に「氏名、住所、生年月日、性別、年収、年収区分」の情報が漏れた場合、

式に当てはめると、１人あたり９０，０００円の損害賠償額になります。

これが１００人分になると、９，０００，０００円の損害賠償額になります。

更には信頼の低下、売上先仕入先の減少等が発生することが予想されます。

情報漏洩があった場合、経営に大きなダメージとなるのは間違いありません。