【企業とマイナンバー】就業規則でセキュリティの強化を

■民間企業でもマイナンバーを取扱います。
民間企業は、従業員の健康保険や厚生年金の加入手続を行ったり、従業員の給料から源泉徴収して税金を納めたりしています。また、証券会社や保険会社等の金融機関でも、利金・配当金・保険金等の税務処理を行っています。平成２８年１月以降（厚生年金、健康保険は平成２９年１月以降） は、これらの手続を行うためにマイナンバーが必要となります。そのため、企業や団体にお勤めの方や金融機関とお取引がある方は、勤務先や金融機関にご本人やご家族のマイナンバーを提示する必要があります。
また、民間企業が外部の方に講演や原稿の執筆を依頼し、報酬を支払う場合、報酬から税金の源泉徴収をしなければいけません。そのため、こうした外部の方からもマイナンバーを提供してもらう必要があります。

顧客情報、商品情報、仕入れ価格、契約書、取引先の情報、個人データなどオフィスは情報の宝庫です。
また2015年10月より番号通知が開始される「マイナンバー制度」では、より厳密な情報管理が要求されます。

【中小規模事業者における対応方法】
○責任ある立場の者が、特定個人情報等の取扱状況について、定期的に点検を行う。

Ｄ人的安全管理措置事業者は、特定個人情報等の適正な取扱いのために、次に掲げる人的安全管理措置を講じなければならない。
ａ事務取扱担当者の監督事業者は、特定個人情報等が取扱規程等に基づき適正に取り扱われるよう、事務取扱担当者に対して必要かつ適切な監督を行う。
ｂ事務取扱担当者の教育事業者は、事務取扱担当者に、特定個人情報等の適正な取扱いを周知徹底するとともに適切な教育を行う。

≪手法の例示≫
＊特定個人情報等の取扱いに関する留意事項等について、従業者に定期的な研修等を行う。
＊特定個人情報等についての秘密保持に関する事項を就業規則等に盛り込むことが考えられる。

＊就業規則の変更、追加、新規の明記が検討される事項＊
・採用時の提出書類に通知カード・個人番号カード等の提示を追加すること。
・個人番号の利用目的を限定列挙すること。
・個人情報保護の条文に特定個人情報等についての規定も追加すること。
・懲戒の事由に特定個人情報等についても追加すること。

番号法は、数年前に施行された個人情報保護法より罰則が強化されていて、最高で、４年以下の懲役、２００万円以下の罰金が定められています。過失により、特定個人情報等をうっかり漏らしてしまった場合は、企業に罰則が科されることはないですが、損害賠償を請求される可能性はあります。