今までも行政は個人番号によって事務的に管理してきました。しかし、マイナンバーによって、さらに番号管理重視の社会に変わっていくでしょう。会社においてのマイナンバー取得と保管方法について考えてみました。
マイナンバー制度、企業の対応
個人番号（マイナンバー）は、今年10月から国籍を問わず日本に住民票のある人全員に通知され、来年1月から利用が開始されます。企業は従業員とその家族、顧問の弁護士や公認会計士、賃借している事務所や駐車場の個人オーナー、講演や執筆を依頼している著名人などからマイナンバーを収集し、給与の源泉徴収票や支払調書などにマイナンバーを付けて提出しなければなりません。また、マイナンバーは目的外の利用は禁止されており、正当な理由なく故意に情報を漏洩させた場合に刑事罰が科される場合もあります。
身近なものでは、運転免許証番号やパスポート番号、クレジットカード番号、銀行の口座番号などです。
どうしてこのように番号で個人を管理するかというと、その方が個人を判別するのに明確だからです。
名前で管理すると同姓同名の可能性がありますし、
生年月日と併用しても名前と誕生日が同じ人が存在する可能性があります。
また、平成19年に消えた年金問題という事件が発生しました。
年金の加入記録の一元化をするときに手続きの不備で年金の記録が消えてしまったのです。
そういった社会的な問題を防ぐためにも、
社会保障などの個人番号を決めて明確に管理することが考えられたのです。
マイナンバーは個人だけでなく、企業などの法人にも渡されます。
それは個人番号とは違って公表、法人マイナンバーのサイトで閲覧することができます。
また仕事に使うこともでき、自社の広告に応用することができます。
以下に事業者向けの政府広報のリンクを紹介します。
マイナンバーの保管、廃棄について
企業にとって、取得した番号の保管や廃棄には気を付けなければなりません
マイナンバーの保管・廃棄、利用・提供のルール 再確認従業員などから収集したマイナンバーは、電子データであれ、書面であれ、マイナンバーの記載が義務付けられている書類の作成に利用するまで、保管しておくことになります。 源泉徴収票などの作成を利用目的に収集した従業員などのマイナンバーは、雇用が続く限り継続的に利用されることが予定されますので、保管し続けることができます。ただし、講演料や原稿執筆料などで支払調書の作成を利用目的に収集した講演者や執筆者のマイナンバーは、講演や原稿執筆が単発の依頼であれば保管し続けることはできず、支払調書作成後は速やかに廃棄しなければなりません。
業務により番号を知った事業者の二つに大きく分けることができるでしょう。
法令の基づき番号を取り扱い得る事業者とは、
本人から告知を受け、書類に社会保障や税番号を記載することを求められる事業者です。
そして、業務により番号を知った事業者とは、
マイナンバーカードを本人確認用として扱う事業者のことです。
どちらもしてはいけないことがあり、
それは法令で定めている方法以外でマイナンバーを使用することです。
従業員から取得したマイナンバーを社員番号などを、関連のない社内業務に使ってはいけません。
マイナンバーは安全に保管する義務があります企業・事業者は、取得した従業員のマイナンバーを不正利用されたり、漏えい・滅失または毀損の防止のために、マイナンバーを安全に保管する安全管理措置を適切に講じる義務があります。
要鍵の授受を自動化することにより管理を厳格化し、貸出返却の労務と預かり責任の負担を解消重要な鍵の管理は頻繁に鍵の貸し出しがある場合にも間違いがあってはなりません。貸し出し・返却管理、紛失管理の対応業務は負担が大きく、本来業務に支障が生じます。
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マイナンバーの廃棄方法マイナンバーは、上述のように関係法令の定める期間保管しなければいけないことになっていますが、その期間を過ぎた後はその資料、データを廃棄しなければなりません。
廃棄方法ですが、ガイドラインによると、復元出来ない手段で削除または廃棄することが求められています。
例えば紙などの種類は、シュレッダーをかけることがそれに当たるでしょう。また焼却や運送会社が手がけている溶解処理を利用することも考えられます。外部に廃棄を委託する場合は、委託先が確実に削除、廃棄したことを確認するため、証明書等をもらうことを忘れてはなりません。
一方パソコン上のデータは復元できるような状態は好ましくないので、ハードディスクを物理的に破壊してもらうサービスを外部に委託するのも良いでしょう。
廃棄することによる情報漏えいがないように、きちんと処理しなければなりません。
