【企業のto do】マイナンバーを集める、金庫に保管する、破棄する

平成28年１月以降、税や社会保障の手続のため、各種申請書等の提出時期までに、パートやアルバイトの方を含め、従業員の個人番号について順次提供を受け、源泉徴収票や健康保険・厚生年金・雇用保険などの書類に個人番号を記載することになります。
また、提供を受けた個人番号を含む特定個人情報については、番号法に基づき適切に管理することが必要となります。

マイナンバーの安全管理措置
事業者は、マイナンバー及び特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の適切な管理のために、必要かつ適切な安全管理措置を講じなければなりません。また、従業者に対する必要かつ適切な監督を行わなければなりません。

CDやDVDなど、特に熱に弱い物を入れておくものとして、はっきりと「デジタルメディア耐火性」があると保証している金庫なら、火事の炎の中で1時間、2時間と放置されても、庫内はそのようなデジタルメディアを溶かさない50度から70度以下に保たれます。
業務用に限らず、一般家庭などでも、デジタルカメラの画像やデジタルビデオカメラの画像をDVDなどの媒体に保存するのも当たり前となりましたので、個人でもメディア耐火性のある金庫を求める人が増えています。

一方、業務金庫の中には、日常使っている書類やカルテを万が一の時に守れるように作られた物もあります。
これは、伝統的な金庫の形ではなく、事務所に置かれ普段から使われるキャビネット(書類保管庫)の形となっていますので、厳密には金庫とは言えないかも知れません。
しかし、毎回鍵を掛ける必要が無く、常日頃から書類を出し入れしていて、万が一炎に包まれた時でも1時間、2時間と紙の書類を守ってくれるのは心強い味方と言えるでしょう。

特定個人情報の廃棄
法律で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を収集又は保管することはできないため、社会保障及び税に関する手続書類の作成事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、マイナンバーをできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければなりません。