マイナンバー制度知って効率よい仕事を!

マイナンバー制度が施行されて企業もその対応におわれることとなりますが、この制度をしっかり知らないと、仕事にも差しさわりが。。。今のうちに制度を把握して、効率の良い対応をしましょう!

マイナンバーとは???

マイナンバーは、住民票を有する全ての方に1人1つの番号を付して、社会保障、税、災害対策の分野で効率的に情報を管理し、複数の機関に存在する個人の情報が同一人の情報であることを確認するために活用されるものです。
簡単に言うと、一人一人に割り当てられる異なった数がマイナンバーでこの数で一人一人を区別します。この数字列を利用することで、いろんな情報を管理することができます。
マイナンバーは、国民ひとりひとりに個人番号を付与することで、行政手続きがスムーズになることが期待されています

マイナンバーの種類

マイナンバーには先ほど書いたように、住民票をもつ全ての国民に与えられる個人番号のマイナンバーと中小企業にはそれとは別の「法人番号」が存在することを覚えておきましょう。
「マイナンバー」とは「社会保障・税番号制度」で国民一人ひとりに割り当てられる固有の番号です。個人には「個人番号(12桁)」、法人には「法人番号(13桁)」が2015年10月に割り当てられます。2016年からこの番号を利用して社会保障や税金の手続きを行うことが義務化されます。
法人番号と個人番号はそれぞれ重要なので、きちんと役割を把握し、それぞれ区別してかんりしなければならないので、気をつけましょう。

企業側は何をすればいいの?

企業では、税と社会保険の関係の手続き上、マイナンバーの記載が必要となる事から、企業としても実務上マイナンバーの対応が必要不可欠となります。
1.組織的安全管理措置
 責任者の設置、取扱担当者の明確化、取扱担当者が取り扱う特定個人情報の範囲の明確化など詳細な義務項目が定められているが、【中小規模事業者】(※以下参照)にはそこまで細かい義務は求められていない。例えば取扱規程などに基づく運用状況の確認のために、システムログや利用実績を記録することが求められているが、中小企業の場合は、業務日誌等において取扱い状況等を記録するといった対応でもよいとされている。

※【中小規模事業者とは】
事業者のうち従業員の数が100人以下の事業者であって、次に掲げる事業者を除く事業者をいいます。
・個人番号利用事務実施者
・委託に基づいて個人番号関係事務又は個人番号利用事務を業務として行う事業者
・金融分野(金融庁作成の「金融分野における個人情報保護に関するガイドライン」第1条第1項に定義される金融分野)の事業者
・個人情報取扱事業者
2.物理的安全管理措置
 特定個人情報等が記録された電子媒体または書類等を持ち出す場合には「容易に個人番号が判明しない措置の実施」「追跡可能な移送手段の利用」などの安全策が求められる。しかし、中小企業には「パスワードの設定、封筒に封入し鞄に入れて搬送する等、紛失・盗難等を防ぐための安全な方策」と緩やかな措置となっている。

3.技術的安全管理措置
 特定個人情報に対するアクセス制御やアクセス者の識別と認証は中小企業には義務化されていない。
 だが、現代のようにインターネットなど、ITを日常的に活用しながらで事業を営む環境では、情報システムの安全管理は中小企業にとっても重要な経営課題である。それゆえ、特定個人情報に対するアクセス制御、アクセス者の識別と認証、外部からの不正アクセス防止、情報漏えい防止などのような技術的安全管理は義務でなくても取り組むことが賢明である

つまり、企業は労働者のマイナンバー管理を任されている。マイナンバーによる個人ファイルの作成や、マイナンバーによる社員の人事・給与への対応、国税に対するマイナンバー記載、マイナンバーの安全管理が必須となるのだ。この管理の内容を把握していれば、ある程度対応できるだろう。

ここだけは注意!!!!

ここまでの管理が要求されているのは理由がある。もちろん悪用されうるからだ!マイナンバーは個人情報であるので、他人に知られてたらすさまじい被害が出るだろう。不正行為を行ったら罰則が当然あるので
注意。
他人のマイナンバーを不正に入手したり、他人のマイナンバーを取り扱っている人が、マイナンバーや個人の秘密が記録された個人情報ファイルを他人に不当に提供したりすると、処罰の対象になります。
情報の漏えいには絶対に気を付けましょう
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全事業者が対象

個人情報保護法では5,000件以上の個人情報を管理する事業者(つまり実質的に中堅企業以上)が対象でしたが、特定個人情報に関しては中小規模事業者を含む全ての事業者が対象となります。

利用の制限

定められた行政手続きなど以外の目的での利用が禁止されています。違反すると刑事罰となります。また当該手続きの担当者以外は個人番号を見られないようにする必要があります。

安全管理義務

安全管理義務を怠り、特定個人情報を紛失したり第三者に漏洩などした場合は、代表者または管理者などが懲役または罰金(或いはその両方)に科せられます。(番号法第12条)

使用目的がないのに、情報を使うのは禁止されているので、何度もその管理は徹底しましょう。

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