事業者の方へ、マイナンバーの準備は確実にできていますか？

「マイナンバー」とは「社会保障・税番号制度」で国民一人ひとりに割り当てられる固有の番号です。個人には「個人番号（12桁）」、法人には「法人番号（13桁）」が2015年10月に割り当てられます。2016年からこの番号を利用して社会保障や税金の手続きを行うことが義務化されます。

マイナンバーのガイドラインでは、取得、利用、保管、提供、削除・廃棄の管理段階ごとに、責任者・事務担当者及びその任務などについて定めたうえ、それぞれにおいて、組織的完全管理措置、人的安全管理措置、物理的安全管理措置及び技術的安全措置を具体的に盛り込むことが例示されています。

マイナンバーを従業員から取得する際は、
利用目的を伝え、番号の確認と身元の確認をしましょう。

取り扱うのは、従業員のマイナンバーだけではありません。社会保険料や納税額は、本人の所得だけで決定するものではないからです。そう、こういった手続きを滞りなく進めるためには、扶養家族の有無や人数が関係してきます。

扶養家族以外の家族についてはNG

マイナンバーが記載された書類は、
カギがかかる棚や引き出しに保管しましょう。

ウィルス対策ソフトを最新版にするなど、
セキュリティ対策を行いましょう。

利用が終わった個人番号はできるだけ速やかに廃棄する必要がありますが、廃棄作業を行うまでの期間については、明確な時期は定められておりません。「毎年度末に行う」等、会社が判断することが認められていますので、廃棄時期については情報管理の安全性や事務の効率性等を勘案して会社ごとで決めることができます。

マイナンバー法は個人情報保護法の特別法という位置づけです。個人情報保護法の場合は、実質5000人超の個人情報をもつ事業者のみが対象になりましたが、マイナンバー法では「ほぼすべての事業者」が対象となります。社員１人１人が個人情報に対する最低限の知識を持ち、マイナンバーを会社に提出することに、安心感を持ってもらうことが重要と思われます。そのための社員教育は非常に大事なものとなります。