従業員からマイナンバーを集めることができなかったら、会社に対する罰則はあるの？

国民一人ひとりにマイナンバー（１２桁の個人番号）が割り当てられ、平成２８年１月から、社会保障・税・災害対策の行政手続で使用が始まります。それに伴い、民間事業者も、せいや社会保障の手続で、従業員などのマイナンバーを取扱います。

ポイント!
✅ 民間事業者はマイナンバー法で定められた事務のうち、 税と社会保険の手続でマイナンバーを使います
✅ 手続としては、従業員やその家族のマイナンバーの取得と 書類への記載、関係機関への提出が必要です
✅ 個人事業主であっても、従業員(パート・アルバイトを 含む)を雇用していれば、マイナンバーの取得・保管が 必要になります
✅ 税の手続では謝金の源泉徴収票などの調書の提出のため、 従業員以外の外部の方のマイナンバーも取り扱う場合が あります
✅ 提出先は税務署、市町村、年金事務所、健康保険組合、 ハローワークです

マイナンバーについて定める番号法は、個人情報保護法の「特別法」としての位置づけとなっています。このため、マイナンバーに関しては番号法の規定が個人情報保護法よりも優先されます。番号法では、個人情報保護法よりも厳しい罰則等が定められています。

1. 正当な理由なく特定個人情報ファイルを提供した場合
4年以下の懲役か200万円以下の罰金又はこれらの併科

2. 不正利益目的で個人番号を提供・盗用・漏えいした場合
3年以下の懲役か150万円以下の罰金又はこれらの併科

3. 人をあざむく、暴行、施設への侵入など不正行為で個人番号を取得した場合
3年以下の懲役又は150万円以下の罰金

4. 偽りなどの不正手段により個人番号カードを取得した場合
6ヶ月以下の懲役又は50万円以下の罰金

この他、国や地方公共団体，会社，個人事業主など個人番号を取り扱う機関が情報漏えいした場合や，特定個人情報保護委員会の検査拒否、虚偽申告などの場合にも罰則があります。マイナンバーについての罰則は、個人情報保護法など他の関係法律の罰則よりも厳しいものとなっています。

　マイナンバーの提出を断られた等の理由により、会社が従業員等からマイナンバーを集めることができない場合であっても、会社に対する罰則はありません。また、従業員等においても、会社にマイナンバーを提出しないことに対しての罰則はありません。

法定調書作成などに際し、個人番号の提供を受けられない場合でも、安易に個人番号を記載しないで書類を提出せず、個人番号の記載は、法律（国税通則法、所得税法等）で定められた義務であることを伝え、提供を求めてください。
それでもなお、提供を受けられない場合は、提供を求めた経過等を記録、保存するなどし、単なる義務違反でないことを明確にしておいてください。
経過等の記録がなければ、個人番号の提供を受けていないのか、あるいは提供を受けたのに紛失したのかが判別できません。特定個人情報保護の観点からも、経過等の記録をお願いします。
なお、法定調書などの記載対象となっている方全てが個人番号をお持ちとは限らず、そのような場合は個人番号を記載することはできませんので、個人番号の記載がないことをもって、税務署が書類を受理しないということはありません。

Q2-3-3　申告書等を税務署等に提出する際、個人番号・法人番号の記載がない場合や誤りがある場合に罰則の適用はあるのですか。

（答）
申告書や法定調書等の税務関係書類を税務署等に提出する際に、個人番号・法人番号を記載しなかった場合や誤りがあった場合の罰則規定は、税法上設けられておりませんが、個人番号・法人番号の記載は、法律（国税通則法、所得税法等）で定められた義務ですので、正確に記載した上で提出をしてください。

従業員等からどうしてもマイナンバーの提供を受けることができなかった場合には、書類の提出先の機関（例えば、支払調書や源泉徴収票であれば税務署）に対し、マイナンバーを記載できなかった経緯を説明することになります。

この説明の際には、単なる義務違反ではないことを説明できるようにしておくことが重要になります。そのためには、証拠として、従業員等に提供を求めた経過などを記録、保存しておくことが重要です。

具体的には、提供を求めた文書の内容や、文書を出した日付を記録しておくことや、提供を求めるメールの履歴を残しておくことが考えられます。