従業員を採用したときのマイナンバーの取得

健康保険組合や日本年金機構に提出する適用関係の書類については、今後マイナンバー欄が追加される。健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届、厚生年金保険70歳以上被用者該当届、健康保険・厚生年金保険被保険者報酬月額算定基礎届など、多くの帳票でマイナンバーに対応しなければならない。

健康保険・厚生年金保険（適用関係）の事務で注意しなければならないのは、マイナンバー対応と並行して、既存の帳票を統廃合する業務改革を行っている最中ということである。例えば、これまで異なる帳票であった健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届と厚生年金保険70歳以上被用者該当届が、統合された帳票様式へと変更される（図2）。このような様式の変更が数多く発生する。

　こうした事情があるため、健康保険・厚生年金保険の適用関係の帳票へのマイナンバー記載は、1年遅れの2017年1月1日提出分から始まる。企業の事務部門としては、マイナンバーの記載と帳票様式の変更に同時に対応していかなくてはならない。

雇用保険被保険者資格取得届・資格喪失届などは、2016年1月1日提出分からマイナンバーを記載して提出することになる。

従業員の扶養親族のマイナンバーを取得する際、その提出書類の提出義務者が誰かという点によって、扶養親族の本人確認が必要な場合があります。
例えば税の扶養控除等申告書の提出については、事業者への提出義務者はあくまで従業員であり、扶養親族のマイナンバーの本人確認も従業員が行うため、事業者が扶養親族の本人確認を行う必要はありません。
これに対し、国民年金の第3号被保険者の届出については、事業者への提出義務者は扶養親族であることから、扶養親族のマイナンバーの本人確認が必要となります。
ただし、実務上は従業員が代理人として扶養親族の本人確認を行うことになります。

マイナンバーは、法律で限定的に明記された場合以外で、提供を求めたり、利用したりすることは禁止されています。
本人の同意があったとしても、法律で認められる場合以外でマイナンバーの提供や利用をすることはできません。
また、マイナンバーを従業員から取得する際、法律で認められた利用目的を特定し、通知または公表することが必要です。
源泉徴収や年金・医療保険・雇用保険など、複数の目的でマイナンバーを利用する場合、まとめて目的を示すことは可能です。
ただし、後から利用目的を追加することはできませんので、その場合は改めて利用目的を通知・公表する必要があります。