従業員が退職したときのマイナンバーの取扱について

退職所得の受給に関する申告手続
『退職所得の受給に関する申告書』に、退職者本人のマイナンバーが記載されます。この場合の本人確認は、過去の『扶養控除等申告書』などをもとに、マイナンバーが間違っていないかを確認すればよいでしょう。

① 平成 28 年分以後の源泉徴収票から、支払者の個人番号又は法人番号を
記載して提出します（個人番号（12 桁）を記載する場合は、先頭の１マス
を空欄にして、右詰めで記載してください。）。
② 支払を受ける者の個人番号を記載します。
③ 退職所得の受給に関する申告書の提出を受けることにより個人番号の提
供を受ける場合、支払者は、受給者の個人番号カード等により、本人確認
を行う必要があります。
④ 提出する方（支払者）が個人の場合には、番号法に定める本人確認のた
め、次のいずれかの書類の添付をお願いします。
・ 提出者本人の個人番号カードの写し
・ 提出者本人の通知カードの写し及び免許証などの写真付身分証明書の写し
なお、提出する方（支払者）が法人の場合には、上記書類の添付は不要
です。
(注) 受給者交付用の源泉徴収票には、個人番号又は法人番号は記載しません
のでご注意ください。

健康保険•厚生年金保険.雇用保険の被保険者資格喪失届などの社会保険関係書類にも、従業員のマイナンバーを記載することになります。

退職の際にマイナンバーを取得した場合の本人確認は、マイナンバーが間違っていないか過去の書類を確認することで対応可能！

従業員から提供を受けたマイナンバーについて、その従業員が退職した場合直ちに廃棄すれば良いというものではありません。扶養控除等申告書や退職所得の受給に関する申告書のように保存期間が法令上定められているものは、その期間が経過するまではマイナンバーと共に保管しなくてはなりません。したがって、退職した従業員のマイナンバーについては退職を契機に廃棄するのではなく、保存期限が定められている期間まで情報漏洩しないように適切に安全管理措置を講じる必要があります。
また、従業員が長期休職や退職した従業員を再雇用する場合のマイナンバーの保管についても上記退職者と同様法的保存期間は安全管理措置を講ずる必要があります。