マイナンバーの管理でどのような機器を用いているのか、台帳で管理しましょう。
マイナンバーは主に3つの目的が
■個人番号（マイナンバー）
市区町村が付番12桁の数字
外国人を含めた、住民票コードを持つ者全員情報連携
「情報提供ネットワークシステム」の利用を義務づけ
分散管理方式の採用提供を受ける際、本人確認（法16条）が必要収集、保管、利用、提供等に厳格な規制
この制度は、今まで別々に管理されていた個人情報を、12桁の番号にまとめることで、国民に利益をもたらすものです。
では具体的にどんな利益があるのでしょうか。
まず一つ目にあげられるのが、行政手続きの効率化、二つ目が、利便性の向上、
三つ目が、公平および公正な社会の実現です。
もちろん、まだ始まったばかりの制度なので、このようなメリットを受ける実感がわかないかもしれません。
また、マイナンバーが与えられる対象となっているのは、住民票を持つすべての人です。
つまり、外国籍の方でも日本で住民票を取得できるような場合は、対象となるので間違えないようにしましょう。
企業でのマイナンバーの取り扱いは？
保管制限
個人番号は、番号法で限定的に明記された事務を処理するために収集又は保管されるものであるから、それらの事務を行う必要がある場合に限り特定個人情報を保管し続けることができる。書類の廃棄
扶養控除等申告書は、所得税法施行規則第76条の3により、当該申告書の提出期限（毎年最初に給与等の支払を受ける日の前日まで）の属する年の翌年1月10日の翌日から7年を経過する日まで保存することとなっていることから、当該期間を経過した場合には、当該申告書に記載された個人番号を保管しておく必要はなく、原則として、個人番号が記載された扶養控除等申告書をできるだけ速やかに廃棄しなければならない。データの廃棄・削除
「給与所得の源泉徴収票、支払調書等の作成事務のために提供を受けた特定個人情報を電磁的記録として保存している場合においても、その事務に用いる必要がなく、所管法令で定められている保存期間を経過した場合には、原則として、個人番号をできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければならない。法定保管期間がない書類（支払調書等）はどうする
「支払調書を正しく作成して提出したかを確認するために支払調書の控えを保管することは、個人番号関係事務の一環として認められると考えられます。
支払調書の控えを保管する期間については、確認の必要性及び特定個人情報の保有に係る安全性を勘案し、事業者において判断してください。
なお、税務における更正決定等の期間制限に鑑みると、保管できる期間は最長でも7年が限度であると考えられます
その収集、保管、管理、廃棄、削除は事細かに決められているのです。
保管方法を決めて保護を
マイナンバーをどこにどのように保管するか。社員が所属する各課から総務課に送付する場合、各課では保管しないで総務課に集約するのか否かをまず考える。必ずしも各課で保管してはいけないというものではないし、1カ所に集約しなければならないというものでもない。ただし、従業員や外部者による不正利用、不正持ち出し、不正複製、紛失、漏えい等を防ぐため、安全な保管方法とする必要がある。
総じていえるのが、確実な保管方法を見つけてください、ということです。
企業のダメージにならないように
なぜセキュリティ対策が必要？
多くの個人情報を含むマイナンバーは、流出、不正利用されてしまうと、今までの個人情報の比ではないリスクがあります。従業員だけでなく、その扶養家族のマイナンバーを一括管理している企業のデータベースは、悪用したい人間からすれば宝の山。その分、マイナンバーの流出や持ち出しには厳罰が処されるだけでなく、企業イメージの低下にも繋がります。
予め準備をしっかりしましょう。
機器の取り扱いを大腸で管理しよう。
1.PCやサーバーなどの「ハードウェア」2.ハードウェアで稼働する「ソフトウェア」
3.そのソフトウェアを利用するための「ライセンス」
そしてもう一つ、把握することを忘れてはいけないものがあります。それは、「対象資産がどのように調達され、利用され、廃棄・返却されているか」という「現行プロセス」です。対象資産の3つに「現行プロセスの把握」を加えた4つの現状を把握します。
ハードウェア、ソフトウェアどちらもです。
事細かな記録が、いざという時の助け舟になるのです。