本年1月より導入されたマイナンバー制度。事務処理を円滑に、また的確に行うために収集の流れと管理方法について調べました。
マイナンバーの収集方法とは？
個人番号収集の流れ1 利用目的を明示
事務取扱担当者は、個人番号の利用目的を本人へ明示します。2 本人確認の実施
事務取扱担当者は、本人であることを証明できる書類を用い、《番号確認》と《身元確認》を行ないます。3 個人番号の取得
事務実施者は本人から《個人番号》を受取り、個人番号を取り扱った実績を記録します。
【利用目的の通知の例～包括的に明示する例】マイナンバー利用目的通知書
当社は、貴殿及び貴殿の被扶養者のマイナンバー（行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律に定める個人番号をいいます。）を以下の目的で利用いたします。(1) 給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務
(2) 雇用保険届出事務
(3) 健康保険・厚生年金保険届出事務
(4) 労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務
(5) 国民年金の第３号被保険者の届出事務
マイナンバーを取得する際は、正しい番号であることの確認（番号確認）と現に手続きを行っている者が番号の正しい持ち主であることの確認（身元確認）が必要であり、原則として、
①個人番号カード（番号確認と身元確認）
②通知カード（番号確認）と運転免許証など（身元確認）
③個人番号の記載された住民票の写しなど（番号確認）と運転免許証など（身元確認）
のいずれかの方法で確認する必要があります。ただし、これらの方法が困難な場合は、過去に本人確認を行って作成したファイルで番号確認を行うことなども認められます。また、雇用関係にあることなどから本人に相違ないことが明らかに判断できると個人番号利用事務実施者が認めるときは身元確認を不要とすることも認められます。
集めてからの管理が大切です
保管の仕方
情報漏洩、盗難を防止するために特定個人情報の管理区域を定める必要があります。《管理区域の例》
場所・設備
壁、間仕切り、座席配置等の工夫による隔離
施錠できるキャビネット、書庫等への保管
運用
管理区域への持ち込み機器等の制限
入退室管理の記録
【物的安全管理措置 – a.特定個人情報を取り扱う区域の管理】
【物的安全管理措置 – b.機器及び電子媒体等の盗難等の防止】
・マイナンバーを登録した電子媒体などを持ち出す場合は漏えいなどを防ぐためにデータの暗号化やパスワードによる保護などの方策を講じる。
・マイナンバーを記載した書類を持ち出す場合は、封筒に封入し鞄にいれて運ぶなどの方策を講じる。
マイナンバーが記載された書類の保管は、必要がある場合だけ！●必要がある場合に限り、保管し続けることが出来ます。
翌年度以降も継続的に雇用契約がある場合
所管法令によって一定期間保存が義務付けられている場合など●不必要になったら、できるだけ速やかに廃棄・削除しなければなりません。
マイナンバーを事務で利用しなくなった場合
保存期間を経過した場合など