中小企業としてマイナンバーの保管は大切な事です。保管についてしっかり考えましょう！

中小企業経営者らをターゲットにした“便乗商法”が相次ぎ、“マイナンバー狂想曲”ともいえる状況になっている。

「『個人番号の流出を防ぐには、生体認証の金庫にした方がよい』と業者に持ちかけられ、思わず飛びついてしまった」。都内にある従業員50人規模の製造業社長はこう言って天を仰ぐ。費用は100万円超に上ったという。

マイナンバー制度が本格的に始動する来年以降、各企業は従業員の個人番号を源泉徴収票に記載する必要がある。個人番号の保管・管理の厳重化を追い風に、「金庫の売り込み」が激化しているのだ。

会社の従業員から収集したマイナンバーを、保管する場合は、従業員本人のマイナンバーに限らず、その家族のマイナンバーも取り扱うわけですから、特に厳重な保管が必要になります。

もし、紙などにマイナンバーを記録し、保管する場合であれば施錠された金庫や書庫、特定の人しか解錠できないような保管庫などに保管する必要があります。

また、収集したマイナンバーはいつまでも保管しておいていいわけではなく、必要がなくなった時点で廃棄する必要があるため、マイナンバーを利用する事務処理の種類ごとにファイルを作成して保管するようにしておけば、廃棄処分もスムーズに行うことが可能になりますし、クラウド上に保管しておけば、保管庫代などよりも安く、また安全に取り扱うことができます。このように、マイナンバーは業務によって保管方法を工夫することが必要とされます。

マイナンバーは、いつまでも保管しておけばいいというものではありません。マイナンバー法では、マイナンバーを必要とする事務処理を行うためにのみマイナンバーを保管することができるとされています。そのため、マイナンバーが必要なくなった時点で廃棄処理または情報の削除をしなければなりません。

技術的安全管理措置は、電子データとして登録・保管されているマイナンバーへのアクセス制御を行うこと、これがメインとなります。給与計算などに使用されているパッケージソフトでは、マイナンバーを登録できる機能を追加するとともに、給与計算を利用できるユーザーIDにアクセス権限を設定できる機能なども追加してくるものと予想されます。

こうした機能があれば、これらを適切に使用することでアクセス制御を行えばよいことになります。

例えば小規模な企業でパソコン1台にマイナンバーを登録、保管している場合、施錠できる部屋を新たに作りそこにパソコンを設置し、その部屋の入退室まで管理しなければならないかというと、必ずしもそこまでの措置が求められているわけではありません。

要は、マイナンバーの漏洩や紛失を防ぐために、その企業規模に応じてできる安全管理措置を取ることが大事です。

マイナンバー法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を保管してはいけません。

個人情報等を取り扱う事務を実施する区域を明確にし、入退室管理及び管理区域へ持ち込む機器等を制限します。

特定個人情報を扱う機器、電子媒体又は書類等の盗難・紛失を防止するために、施錠できるキャビネット、保管庫を利用します。

機器に標準装備されているユーザー制御機能（ユーザーアカウント制御）により、情報システムを取り扱う事務担当者を制限します。

必要がある場合だけ保管が可能です。必要でなくなったら破棄して下さい。

必要がある場合とは、

・翌年以降も継続して雇用契約が認められる場合
・所管法令によって、一定期間保存が義務付られている場合

マイナンバーの保管には、細心の注意が必要です。
例えば、担当者を決めて、担当者以外が取り扱うことのないようにする。間仕切りを設置して、覗き見されない場所に座席配置をする。書類は鍵付のキャビネットに保管する。ウイルス対策ソフトウェアを導入して、最新の状態にアップデートしておく等です。

番号法第19条に限定的に定められた場合を除いて、他人のマイナンバーを収集または保管することはできません。一般的な企業においては、「個人番号関係事務」を処理するために必要がある場合に限り、従業員等のマイナンバーを収集・保管することができます。

特に留意すべき点は、マイナンバーを利用して行う事務を処理する必要がなくなった場合で、書類の法定保存期間を経過した場合には、マイナンバーをできるだけ速やかに廃棄または削除しなければならない、とされている点です。

例えば、扶養控除等申告書の法定保存期間は7年ですが、この法定保存期間の7年を経過した場合には、マイナンバーを復元できない手段でできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければなりません。あるいは、マイナンバー部分を復元できないようにマスキングまたは削除した上で、当該書類の保管を続けるという方法もあります。