2016年から！新入社員の採用とマイナンバー

入社時に、扶養控除申告書などのマイナンバーが記載された書類を収集します。
取得の際には、利用目的はきちんと通知又は公表して下さい。又、本人確認も厳格に行って下さい。
その際に、提出先を示す必要はありません。利用目的を示せば、提出先も明らかになっていると理解されているからです。
例えば、源泉徴収票でしたら、税務署に提出と理解されます。

内定者に関して実質的な新規雇用者である場合においては、マイナンバーを収集することが可能となっています。

さらに、試用期間を経てから正式採用となる場合も手続きする必要があります。入社して最初の給与支給日の前日までに「平成28年分給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」を提出してもらいます。

単純にマイナンバーを伝えるというだけでなく、「本人確認」が必須となっている。マイナンバーとそれを所有している人が同一であることを確認するためのもので、いわゆる成りすまし防止のための措置だと思えばいいだろう。
本人確認の方法や必須要件はまだ正式にかたまっているわけではないが、今のところ、マイナンバーカードに記載されている内容を、「番号確認」と「身元確認」に分けておこなうことが決まっている。
例えば、最初に届いた通知カードで番号確認を行い、運転免許証やパスポートなど、顔写真が入ったもので身元確認をするといった方法が適切とされている。

会社は、税や社会保障関係の事務を行うために、本人等からマイナンバーの提供を受けることになりますが、その際に、会社は必ず本人確認をしなければなりません。いわゆる「成りすまし」を防ぐためにも厳格な本人確認が求められます。

本人確認では、2つのことを確認することになります。一つは、正しい番号であることの確認、つまり「番号確認」です。もう一つは、正しい番号の持ち主であることの確認、つまり「身元確認」です。以上の2つの確認がワンセットになって「本人確認」となります。

就職内定者のマイナンバーの収集は、立場や状況が異なるので、一律に取り扱うことはできません。内定者に正式に内定通知がなされ、入社についての内定承諾書等を提出しているなど、確実に雇用が予想される場合、その時点でマイナンバーの提出を求めることが可能です。

企業への就職内定者について、マイナンバーの収集をいつ行うのが適切かは、その立場や状況が個々に異なることから､一律に取り扱うことは、できないとしています。
例えば、内定者に正式に内定通知がなされ、入社について誓約書を提出している等、確実に雇用が予想される場合、その時点でマイナンバーの提供を求めることができるとされています。
その判断の分かれ目は、税でいえば、入社後源泉徴収票を提出するようになるかの、見通しによると思われます。

一般的な企業においては、「個人番号関係事務」を処理するために必要がある場合に限り、従業員等のマイナンバーを収集・保管することができます。

特に留意すべき点は、マイナンバーを利用して行う事務を処理する必要がなくなった場合で、書類の法定保存期間を経過した場合には、マイナンバーをできるだけ速やかに廃棄または削除しなければならない、とされている点です。

マイナンバーの記載のある書類・帳簿等は法定の期間保管後は必ず廃棄が必要となります。
従来は保管期間超の保管をしていれば問題なかったのが，番号記載のある書類・帳簿については可及的に速やかな廃棄が必要になるのです。

特定個人情報からマイナンバーを削除すれば、その他の個人情報を保管し続けることが可能です。

会社によっては、訴訟などの対応のために、個人情報を保管し続けたいという場合があります。このようなときは、そのマイナンバー部分を復元できない程度にマスキングや削除するなどして「特定個人情報」から「個人情報」に変換することにより、保管し続けることは可能です。