マイナンバーの危険や不正利用の対策、中小企業がやるべき対策をまとめました。
企業のマイナンバーの取扱いにおける危険性や負担
社会保障及び税に関する手続書類の作成事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、個人番号をできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければなりません。
企業がやるべき業務の負担と不正利用の危険性について
マイナンバーは、2016年1月から社会保障や税の様々な手続きに使用します。問題なのは、取扱関係者はその利用記録をすべて残さなければならないという点です。また手続きを委託した場合、企業はその手続きを委託する士業の管理監督の必要があります。マイナンバーを管理しているPCや鉄庫をいつでも誰でも簡単に利用できる環境があるとしたら、不正利用の危険性を避けられません。内閣府のガイドラインでは、取扱責任者や担当者の選任が義務付けられ、使用する情報システムへアクセス制御やアクセス者の識別・認証を求めています。
具体的な作業を行う企業担当者は源泉徴収票などの所得税関連の書類や、算定基礎届けなど社会保険関連の書類で、役所に提出するものにマイナンバーを記載しなければならなくなるため、社内の書類フローの見直しや、帳票類などの改変、システムの改変などが必要となります。
中小企業がやるべきマイナンバー対策
マイナンバーの管理で重要なことは「管理責任の明確化」と「漏えい予防」だ。そのためには「いつ・誰が・どのように」マイナンバーを扱ったかの履歴を残すことと、「対策として何をしたか」を具体的に説明できる必要がある。 事故が起きないように努め、有事の時には具体的にどのような対策をしていたか、それらが本当に履行されていたのかは重要な証拠となるからだ。これは会社を守るために欠かせないので必ず実施しよう。ウィルス対策
マイナンバーによる管理はパソコンで行うのが一般的だろう。そのパソコンにウィルスやマルウェアに感染していた場合、安全性は極めて低いと判断される。その対策として、まずは欠かせないウィルス対策ソフトはインストールしておこう。もちろんウィルス対策ソフトは「常に最新化」してあることが最低条件だ。
通常事業者が従業員を雇用すると「雇用保険被保険者資格取得届」など社会保険関連の資格取得届などを作成しハローワークや健康保険組合などに提出します。
また、従業員へ給与を支払っていますので、年間の給与について年末調整により「給与所得の源泉徴収票」や「給与支払報告書」を作成し税務署などに提出します。また、外部の取引先への支払いのうち不動産の使用料などの支払先が個人であれば、支払調書を作成し税務署に提出します。2016年1月以降、これらの書類には個人番号欄が追加され、作成する際に従業員本人および扶養親族などのマイナンバーを記載しなければならなくなります。そのために、従業員本人および扶養親族、外部の取引先などのマイナンバーを収集し管理しなければならなくなります。
本人確認と安全管理の措置
会社は、税や社会保障関係の事務を行うために、本人等からマイナンバーの提供を受けることになりますが、その際に、会社は必ず本人確認をしなければなりません。いわゆる「成りすまし」を防ぐためにも厳格な本人確認が求められます。マイナンバーは非常に重要な個人情報ですので、漏えい・滅失・毀損等の防止、その他の適切な管理のために、必要かつ適切な安全管理措置を講じる義務があります。番号法により、全ての事業者は、マイナンバーについて安全管理措置を講ずることとされています。担当者任せではなく、会社として取り組む必要があります。
マイナンバー収集の時期
とはいえ、すべての中小企業でマイナンバーの取り扱いは必須ですので、対策を練る必要性があります。
収集ということで課題になるのは、「給与所得の源泉徴収票」のために収集する従業員などのマイナンバーをいつ集めるかが、数も多いため時期や方法など一番考えどころとなるポイントです。
「給与所得の源泉徴収票」にマイナンバーの記載が必要となるのは2016年分から、つまり来年年末調整で作成する際に必要になるわけですが、来年の年末調整時に収集するとなると、マイナンバーの通知カードを失くした人が必ずでてきます。
また、税務関係書類への番号記載時期にもあるとおり、2016年にはいって退職者が出た場合には「退職所得の源泉徴収票」を退職後1カ月以内に作成しなければなりません。収集時期をいつにするかということでは、マイナンバー制度への認知度が進まないなか、上記のように2016年中にも必要となる可能性も考慮すると、マイナンバーの通知カードが従業員などに届きマイナンバー制度への認知が一気に進むと思われる10月中旬から11月下旬にかけての時期が最も収集しやすい時期と考えられます。
マイナンバーステーション
「マイナンバーステーション」とは、述べ21000社の中小企業のバックオフィス(財務、総務、人事労務)のサポートを行い、日本全国の中小企業の実態を直に見てきたエフアンドエムが「社長のホンネ」をもとに開発した中小企業向けマイナンバー管理システムです。日本経済の一翼を担う多くの経営者の皆様や企業の人事部、経理部、総務部のご担当者の皆様にとって、マイナンバー制度の導入は「固定費の増加」、「情報管理責任の増加」、さらには「業務負担の増加」と言い換えられるのではないでしょうか。「低コストで、簡単、そして安全に同制度に対応したい」と制度導入前より多くの企業からご相談をいただいておりました。そんな声にお応えすることができるのがマイナンバーステーションです。