【企業とマイナンバー】誓約書

国民の一人ひとりにマイナンバー(12桁の個人番号)が割り当てられ、平成28年1月から、社会保障・税・災害対策の行政手続で使用がはじまります。それに伴い民間事業者も、税や社会保険の手続で、従業員などのマイナンバーを取扱います。

個人番号は、社会保障、税及び災害対策の分野において、個人情報を複数の機関の間で紐付けるものであり、住民票を有する全ての者に一人一番号で重複のないように、住民票コードを変換して得られる番号である。
したがって、個人番号が悪用され、又は漏えいした場合、個人情報の不正な追跡・突合が行われ、個人の権利利益の侵害を招きかねない。
そこで、番号法においては、特定個人情報について、個人情報保護法よりも厳格な各種の保護措置を設けている。
この保護措置は、「特定個人情報の利用制限」、「特定個人情報の安全管理措置等」及び「特定個人情報の提供制限等」の三つに大別される。

決めよう！

マイナンバーを扱う担当者を決めましょう。

集めよう！
マイナンバーを従業員から取得する際は、利用目的を伝え、番号の確認と身元の確認をしましょう。

適切に管理しよう！
マイナンバーが記載された書類は、カギがかかる棚や引き出しに保管しましょう。
ウィルス対策ソフトを最新版にするなど、セキュリティ対策を行いましょう。
退職や契約終了で従業員のマイナンバーが必要なくなったら、確実に廃棄しましょう。

理解しよう！
従業員にマイナンバー制度周知のための研修や勉強会を行いましょう。

手順事業者は、特定個人情報等の取扱いを検討するに当たって、個人番号を取り扱う事務の範囲及び特定個人情報等の範囲を明確にした上で、事務取扱担当者を明確にしておく必要がある。
これらを踏まえ、特定個人情報等の適正な取扱いの確保について組織として取り組むために、基本方針を策定することが重要である。
また、取扱規程等を策定し、特定個人情報等を取り扱う体制の整備及び情報システムの改修等を行う必要がある。

情報漏えいを防ぐために

事務取扱担当者へ誓約書を提出させる。

※緊張感持続のため年1回定期に提出

※損害賠償規定で漏えい、使用した場合法的責任を問う旨定める

※退職時も改めて提出させる