【企業とマイナンバー】個人番号管理表に記載

マイナンバー制度とは？
マイナンバーとは、現在ばらばらで管理されている年金の基礎年金番号、介護保険の被保険者番号、自治体内での事務に利用する宛名番号を、1つの｢個人番号(マイナンバー制度)｣で管理し、各分野、各機関で横断的に利用することができる「番号制度」です。 2015年10月にはマイナンバーの個人への通知が開始され、2016年1月に、実際の利用がスタートします。

○個人番号関係事務を処理するために必要がある場合に限って、本人等にマイナンバーの提供を求めることができます。
○番号法で限定的に明記された場合を除き、マイナンバーの提供を求めてはなりません。
○番号法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を提供してはなりません。
○番号法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を収集又は保管してはなりません。

従来の個人情報保護法の規制に於いては、小規模事業者は、適用対象から外れていました。
しかしながら今回のマイナンバー法（番号利用法）に於いては全ての事業者が、その対象とされることに成りました。
そのため民間事業者は、小規模事業者であっても、個人番号の取扱いに関する規制に対応した社内規程を整備して、社内における個人番号の取扱いルールを明確にすると共に、社内研修を実施するなどして、従業員に、個人番号の取扱に当たっての、注意を喚起して行く事が必要になります。

１．「マイナンバーの通知カード」は簡易書留で送られてくるので、再配達などを利用し、確実に手元に届くよう従業員に徹底する
２．住民票が現住所と違っていないか確認し、違っている場合は早急に手続きをするよう従業員に指導する
３．従業員が通知カードを紛失しないよう徹底し、なるべく早めに会社でのマイナンバー取得手続きを行う

特に企業が悩むポイントとなるのが、「物理的安全管理措置」です。マイナンバーが誰かに盗まれたり、勝手に見られたりすることがないよう、従業員や外部の者がなるべく通らない壁際や角などで業務を行い、セキュリティの高い金庫などに入れて保管すると良いでしょう。

実際に従業員のマイナンバーを使う機会は、中途退職者でなければ、2017年1月末までに提出する源泉徴収票への記載が初めて、という場合も多いことでそう。
実務的には、そのときまでに従業員からマイナンバーを取得しておけばよいのですが、紛失の危険を考えれば、通知カードが送られてきてから、なるべく早く、会社におけるマイナンバー取得を行っておいたほうがよいでしょう。