中小企業もマイナンバー制度をきっかけにIT化するべき？

マイナンバー制度が社会的なインフラとして定着する社会では、行政分野を中心に紙を前提としたプロセスを見直し、オンラインサービスでプロセス全体を電子化する本格的なIT社会を目指しています。紙ベースでマイナンバーをやりとりし管理していく方法は、利用・提出も紙ベースとならざるを得なくなり、マイナンバー制度の将来に事業者として対応していくことが困難となる状況も想定されます。

番号の収集（本人確認）は、マイナンバーの通知書と確認書を提出し会社が本人であることを確認するものだが、この部分をカバーする専用のクラウドサービスが提供されている。

紙の書類を提出しなくとも、セキュリティを保った状態で本人情報やマイナンバー通知カードの写真画像を保管。社内の責任者が本人確認を行い承認すると、データとして登録される。

専用クラウドサービスを使う利点は、従業員がスマートフォンなどから簡単に情報を登録でき、人目に触れにくいこと。紙の書類はコピーの恐れやうっかり目に入る危険があるが、システム化するとこの部分を回避できる。

また、安全な保管にも同時に対応する。

大事な情報と同じくらい大事なお金は銀行や郵便局に預けていませんか?銀行や郵便局は他人ではないのでしょうか。クラウドサービスでも 同じです。クラウドサービスを提供するクラウド事業者(サービスプロバイダと呼ばれる場合もあります)が信頼できるのであれば、問題はないと考えるべきです。大事な情 報(資産)は、会社内で管理していてもトラブルに遭う可能性もありますし、自前の IT 環境のセキュリティ対策が不十分であれば情報漏洩や情報消滅の事故が起きる可能性もあります。「餅は餅屋」ということわざもあるように、 IT 環境の専門家であるクラウド事業者に任せるのも、安全・安心を維持する一つの方法と言えます。

マイナンバーは法律で定められた目的以外では利用してはならず、悪用した場合には罰則も定められています。企業にはマイナンバーを適切に取り扱うための安全管理措置を講ずることが求められており、マイナンバー制度が始まる前に全従業員への周知・教育が必須です。

不安のある方には、クラウドサービスを活用したマイナンバー制度対策をご提案します。マイナンバーの収集から管理、セキュリティ対策、従業員向けの教育まで、マイナンバー対応をクラウド上でトータルでサポートいたします。 機器の調達やソフトウェアの調達・改修が不要なことはもちろん、万全のセキュリティで企業のマイナンバーを守ります。またクラウド上のさまざまなサービスとの連携により、リスクマネジメントだけでなく、業務の効率化も同時に実現できます。

マイナンバー（個人番号）の収集には大きなリスクが存在します。当然、収集時に発生するリスク、収集のために発生する業務量をいかに減らすかということもとっても大切です。マイナンバー収集・保管サービスでは、「従業員」や「外部支払の個人事業主」が各個人でスマートフォン入力や、PCを利用して入力、することができ、担当者の業務の軽減、収集におけるリスクが軽減できます。もちろん担当者がPCから登録することも可能です。