マイナンバーで会社が行うべき情報収集と取り扱いについて。

2016年1月以降、源泉徴収票や支払調書の発行、社会保険や税の手続きにおいて、マイナンバーの印字・提出が必要となります。
そのために、企業は従業員や従業員の扶養家族、弁護士や税理士等の個人取引先、
株主からマイナンバーを収集する必要があります。

従業員の社会保険の手続き・源泉徴収・税金の納付・証券会社や保険会社等の金融機関での手続きなどを行う場合に、従業員や扶養親族などのマイナンバーを収集することとなります。

また、外部の方に講演や原稿の執筆を依頼し、報酬を支払い、報酬から税金の源泉徴収を行う場合は、外部の方からもマイナンバーの収集が必要です。

なお、法律で限定的に明記された目的以外で、特定個人情報を収集してはなりません

マイナンバー制度の開始により、企業は、パート・アルバイトを含め、全従業員のマイナンバーを順次取得し、源泉徴収票や健康保険・厚生年金・雇用保険などの書類にマイナンバーを記載することになり、関連するシステムの強化、改修が必要になります。
マイナンバーは、「民（個人）⇒民（企業）⇒官」という流れで利用されます。
このなかで企業は、従業員等の個人（含む扶養家族）からマイナンバーを収集する役割をもちます。収集したマイナンバーは、法規定に準拠して管理し、取り扱う必要がなくなった場合は、所管法令に定められた保管期間後、できるだけ速やかに復元できない手段で削除または廃棄をする必要があります。

マイナンバー対策の準備（制度の理解、取扱研修等）
従業員に対するマイナンバー制度の理解、取扱研修等を実施する必要があります。
マイナンバーの対象事務の限定・運用整備（取扱いルールの規定）
企業の（入社・退社・身上変更、給与支払い、納税関係等）事務の業務フローの洗い出しから、事務の限定・運用整備をする必要があります(誰が管理をするのか？責任は誰にあるのか？を細かく決める必要がある。物理的安全管理措置も必要になる？)。
マイナンバーの対象事務に係る(人事・給与ソフト)システムの更新
表計算ソフト等で人事管理・給与計算をしている企業の場合、個人番号も同じデータベースに含めることは、目的外使用（営業成績表に個人番号を使用等）、漏えい（電子メールで誤送信等）を招く恐れがあります。

Ｑ5－4　マイナンバーが漏えいすると、芋づる式に個人情報が漏れるおそれはありませんか。
Ａ5－4　マイナンバー制度では、個人情報がひとつの共通データベースで管理されることは一切ありません。例えば、国税に関する情報は税務署に、児童手当や生活保護に関する情報は各市町村に、年金に関する情報は年金事務所になど、これまでどおり情報は分散して管理します。
　また、役所の間の情報のやりとりは、マイナンバーではなく、システム内でのみ突合可能な、役所ごとに異なるコード（暗号化された符号）で行うので、１か所で漏えいがあっても他の役所との間では遮断されます。仮に１か所で マイナンバーを含む個人情報が漏えいしたとしても、個人情報を芋づる式に 抜き出すことはできない仕組みとなっています。（2015年12月回答）