【中小企業向け】マイナンバー制度徹底解説！【取得編①】

マイナンバー（個人番号）は、住民票を有するすべての方に１人１つの12桁の番号を付して、社会保障、税、災害対策の分野で効率的に情報を管理し、複数の機関に存在する個人の情報が同一人の情報であることを確認するために活用されるもので、その取扱いや管理方法などが、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（以下「番号法」）」によって定められています。

マイナンバーは、平成27年10月に市区町村から通知カードの配布が開始されます。従業員の方に通知カードが届きましたら、マイナンバーの収集は可能ですが、国がマイナンバーを利用開始するのは平成28年1月以降です。
今年の年末調整の時期に税務署から送付されてくる年末調整関係資料の中に、翌年分である「28年分　給与所得者の扶養控除申告書」にはマイナンバーの記載欄がありますので、その時収集するのが1番スムーズに行えます。

収集は、はっきりした利用目的をもって、従業員の方に示して、行うことが必要です。
収集当初示した利用目的以外にマイナンバーを利用することは禁止されています。
目的の追加も本人への通知なしにはできません。
ただし、当初から複数の利用目的を示して収集しておくことは認められていますので、収集時には複数の利用目的を示して収集することをおすすめします。

給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務
雇用保険届出・申請事務
健康保険・厚生年金保険届出・申請事務
国民年金の第3号被保険者の届出に関する事務
労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務

マイナンバーのやり取りを行なう関係がどのような種類であるかによって、本人確認の方法が異なります。

たとえば行政機関窓口担当者と申請者の関係は、一度も対面したことがなく、申請者が本人であるかどうかを確認する必要があります。その場合には本人確認書類が必要となります。

雇用関係にある場合は、採用時に履歴書といった顔写真入りの書類によって本人であることが明らかとなっています。本人であることが明らかである場合には本人確認書類は必要ありません。

本人確認書類が必要となる場面で提示されるカードがICチップ内蔵の個人情報カードであれば顔写真付きとなるため、それ1枚で番号確認と本人確認を行なうことができます。しかし通知カードであれば本人確認の書類が別途必要となります。運転免許証やパスポートをはじめ、顔写真入りの住民基本台帳カードや学生証、資格証明書といった書類が対応可能な書類となります。

本人確認書類が必要ない場合は、配偶者や親族、同じ部署で働く従業員や継続取引関係にある顧問弁護士や講習会講師などが挙げられます。そのため年末調整時に作成する書類に扶養親族のマイナンバーを記入する項目がありますが、各従業員の扶養親族のマイナンバーを把握するために免許証や学生証の添付は原則必要ありません。しかしマイナンバーを正しく取り扱うために申請者以外の扶養親族の個人番号カードのコピーの提出を事業者が従業員に対して求めることは違法ではありません。

以下の2つの方法があります。いずれかを行ってください。

① 個人番号カード（ICチップの読み取り）
② 以下のいずれかの措置
地方公共団体情報システム機構への確認（個人番号利用事務実施者）
住民基本台帳の確認（市町村長）
過去に本人確認の上、特定個人情報ファイルを作成している場合は、当該特定個人情報ファイルの確認
官公署若しくは個人番号利用事務実施者・個人番号関係事務実施者から発行・発給された書類その他これに類する書類であって個人番号利用事務実施者が適当と認める書類
（ⅰ個人番号、ⅱ氏名、ⅲ生年月日又は住所、が記載されているもの） 若しくはその写しの提出又は当該書類に係る電磁的記録の送信
※ 通知カードの写しを別途郵送・PDFファイルの添付送信などを想定

以下の4つの方法があります。いずれかを行ってください。

① 地方公共団体情報システム機構への確認（個人番号利用事務実施者）
② 住民基本台帳の確認（市町村長）
③ 過去に本人確認の上特定個人情報ファイルを作成している場合には、当該特定個人情報ファイルの確認
④ 官公署若しくは個人番号利用事務実施者・個人番号関係事務実施者から発行・発給された書類その他これに類する書類であって個人番号利用事務実施者が適当と認める書類（ⅰ個人番号、ⅱ氏名、ⅲ生年月日又は住所、が記載されているもの） 若しくはその写し又は当該書類に係る電磁的記録の送信
※ 個人番号カード、通知カードの写しを別途送付・PDFファイルの添付送信などを想定。