マイナンバーの使用が始まると、給与を支払う本人だけでは無く、その家族のマイナンバーも必要になります。
最初にやるべきことは、誰のマイナンバーが必要かを把握することだ。従業員と扶養家族のマイナンバーだけであれば、マイナンバー対応はシンプルになる。従業員と扶養家族以外のマイナンバーを必要とする場合は、取得タイミングや本人確認方法などが変わり得るので、まずは誰のマイナンバーが必要なのか把握しよう。
扶養家族のマイナンバーも必要
従業員だけでなくその扶養家族、および社会保険に加入していないパートやアルバイト、また社外の個人事業主に業務委託する場合にもマイナンバーを取得しなければなりません。
マイナンバーは、法律や条例で定められた社会保障、税、災害対策の手続き以外で利用することはできません。これらの手続きに必要な場合を除き、民間事業者が従業員や顧客などにマイナンバーの提供を求めたり、マイナンバーを含む個人情報を収集し、保管したりすることもできません。
企業には、従業員にかわって社会保障関係の申請手続きや源泉徴収などを行う義務がありますので、これらの目的のために従業員本人のマイナンバーを取得することは問題ありません。
扶養家族以外のマイナンバーも必要？
ところでマイナンバーを収集する、とは、一体どういう行為を指すのでしょうか？
「収集」とは、集める意思をもって、自己の占有下に置くことを意味しています。
会社としては、家族全員のマイナンバーを確認する必要があると思い込んでいる場合があります。扶養家族では無い家族であれば、マイナンバーは必要ありません。社員から、不信感を抱かれないように、注意しましょう。
扶養扱いでない家族の情報までを企業が取得していい理由はありません。
本人確認は慎重に
マイナンバーは、それぞれの個人に関するあらゆる情報が含まれています。ですので、マイナンバーカードを失くしてしまった場合は、クレジットカードと同じく、慎重な対応が必要なものです。その悪用を防ぐ為、会社での本人確認も慎重に行う義務があります。
本人確認はどこまでも慎重に実行することが望ましいです。戸籍謄本や運転免許証など、複数の本人確認書類を必ず提出してもらうようにしましょう。
扶養家族のマイナンバーは「従業員が事業者に提供する」となっており、従業員自身が扶養家族の本人確認を行うことになります。そのため、事業者自身が扶養家族の本人確認をする必要はありません。
業務フローの見直しが必要
健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届や給与支払報告書など、これまで行政に提出していた書類にマイナンバーを記載する必要が出てきます。まったく新しい書類や業務が増えるのではなくあくまでも既存の業務にマイナンバーが加わることになります。
各部署において、どの業務でマイナンバーが必要になるか業務フローを見直す必要があるとともに、様式が変更される書類はどれなのかを確認しておく必要があります。
個人情報を提供している先に、今後は、マイナンバー付きの個人情報たる特定個人情報を提供することになる。税務署や保険者、税理士、社会保険労務士、委託先に提供することは、マイナンバー法上問題ないが、それ以外に提供している場合は、マイナンバー法上適法かどうかを確認する必要がある。この確認をするためには、現在、どこに個人情報を提供しているかを、まずは把握することが必要だ。また、委託先については委託先におけるマイナンバーの取り扱いを確認・監督しなければならないため、今後、連絡等も発生する。この時点で、どこに個人情報を委託しているか把握しておこう。
パートやアルバイトで1回限りなどの雇用の場合、マイナンバーの取得を忘れると、後からでは大きな手間と時間がかかる可能性があります。取得をしなければならない対象者を明確にして抜けや漏れがないように業務フローを作成して全部門に徹底しておかなくてはなりません。
従業員数や入退者数が少ない企業は手作業で対応しておき、その間にシステム開発することも可能だと思います。
会社の機密事項や個人情報は、いったん外部に流出してしまうと、その対処や場合によっては訴訟になるなど対応に大変な労力を要することも少なくありません。情報漏えいは、外部よりも内部の関係者から漏えいするケースが多いため、マイナンバーに接する従業員に対する社員教育が重要になります。
マイナンバーが含まれる個人情報とマイナンバーが含まれない個人情報が一目でわかるよう、記載・管理していくべきである。
