マイナンバー運用開始

マイナンバーとは、1人に1つずつ国から定められる12桁の個人番号のこと。今年の10月から通知され、2016年1月から社会保障、税、災害対策の行政手続きで使われることになります。

マイナンバーは、国内に住民票を持つすべての人に与えられ、原則として一生変わりません。制度のスタートにあたって手続きなどは一切必要ありませんが、逆に「マイナンバー制度に加入したくない」ということもできません。

マイナンバー制度には
｢行政の効率化｣、｢国民の利便性の向上｣、｢公平・公正な社会の実現｣
というメリットがあります。

従業員などの社会保険・税務関係の事務を目的とする場合

雇用契約の時点で、社会保険・税務関係の事務が生じることが予想されるため、雇用契約締結時にマイナンバーの提供を求めることができます。

では、そもそも企業はどうしてマイナンバーを取り扱わなくてはならないのでしょうか。それは、マイナンバーが社会保障関連の事務や税金関連の事務に利用されるためです。

マイナンバーが導入される主な目的は、社会保障や税制をすべての国民に平等に敷くことで社会基盤の安定を図ることにあります。ですから、従業員の代わりに税金を納めたり各種申請をしたりする企業は、マイナンバーを取り扱う当事者になるのです。

　従業員から個人番号を取得して、それらを所定の健康保険、厚生年金、雇用保険などに転記して各方面の役所に提出します。人事・労務管理の業務だと、その他、入社、退社、異動、各種給付などで何らかの対応をしていかなくてはなりません。

　従って、社内組織の見直しなどを事前に検討しておく必要があります。関連する帳票としては300～400ほどあると言われており、これらの各書類にマイナンバーの手続きが必須になるだろうと想定されているためです。同時に、法定調書の変更確認、または法定調書に関連するシステムメンテナンスも必要になってくるでしょう。

マイナンバーに関しては、今までの個人情報の管理より厳重な管理を求められており、安全管理措置に則った取り扱いを行わないと厳しい罰則が科される可能性がありますので、今後の運営において「規程策定」は非常に重要なポイントになります。

安全管理のために「事務内容・扱われる情報・扱う担当」の明確化を
明確化の際には、各事務への影響度も同時に調査する
事業者だけでなく、従業員らへの周知も徹底する
多くの関係書類は２０１７年からマイナンバー記載
２０１６年中に行う手続も多いので、それらは特に注意

まずは個人レベルでマイナンバーについて勉強会等を開き、しっかりと基本を理解してもらい、次の段階として、企業レベルで顧客や社員のマイナンバーを取り扱うための研修会を開き、基本方針・社内規程等の説明や運用に関する教育を行っていく必要があります。
　大切なのは、マイナンバーに直接関わる総務・人事部門や幹部職員だけでなく、パート、アルバイトすべての従業員を対象に、適切な教育を繰り返し行うことです。

マイナンバーのことは全従業員にかかわってくることだから、しっかり内容を把握してもらわなければならない！

マイナンバー制度は、全従業員が避けて通ることのできない大きな制度改革です。
その割に、国民の理解が進んでいないのが現状です。

全従業員に対してマイナンバーに対する理解を勧めておくことは、後々、必要なときに番号の提示が受けられない、あるいは法律で定めのないシーンで個人番号を入手してしまうなどの問題を興さないためにも有効な手段です。