金庫には有効期限が!?マイナンバーの保管を確実に

企業内のマイナンバーの取り扱い担当者様はその保管方法が大きな問題になってくると思います。今会社で使っている金庫、それは耐火性能に問題はありませんか?

マイナンバーを安全に管理する環境を整えましょう。

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「これまでも会社が所有する不動産の権利証など、紙で重要書類を保管するケースはあったはず。マイナンバーは数が多いので大変ですが、あちこちに番号を記入せずにひとまとめのファイルにし、1か所の引き出しなり金庫なりに保管しておけば問題ありません。

パソコンで高額のセキュリティソフトを入れたり、外部サービスを利用したりしても、その網をかいくぐったサイバー攻撃でいつ情報が漏れないとも限りませんからね」

特に、従業員数がある程度多いながら個人情報の取り扱い専門の担当者を設けることができない中小企業は準備が大変です。
特定個人情報の保護のために、かなりの労力が必要となるのです。
マイナンバー導入のために内閣府が作成したガイドラインにはこんな言葉が溢れている。

◎ファイヤウオール◎ウイルス対策ソフト◎施錠可能なキャビネット◎シュレッダー◎追跡可能な移送手段(書留等)◎間仕切り◎セキュリティーカードシステム◎セキュリティーワイヤ◎暗号化……などなど。

デジタル環境、物理的な環境問わず、その対応に多くの企業が追われています。
事前の設備や環境が無かった企業が特に準備に苦慮していると言います。

今ある金庫を使う場合の注意点。

耐火金庫と防盗金庫
金庫には大きく2つの種類があります。耐火金庫と防盗型金庫です。
耐火金庫 - 主に火災対策として使われている。
防盗金庫 - 主に盗難や犯罪の防止を目的とした金庫。
現在、主に二通りの金庫があります。
その名前の通り、盗難に対して強いか火災に対して強いかです。
現金や資産の保管には前者、重要な書類の焼け落ち防止には後者が用いられています。
◆金庫のJIS規格
標準加熱試験方法-徐々に広がって行く火災を想定したもの。
1.金庫を炉内に入れJISが定める標準温度曲線に従って規定時間加熱して行く。
2.加熱後は炉内で自然冷却する。

金庫には2種類あり、大きく2つのタイプに分けられます。
火災対策として使われる「耐火金庫」、盗難や 犯罪の防止を目的とした「防盗金庫」の2種類です。
高額な現金等を収納する場合は防盗性能のあるものをおすすめしますが、防盗金庫は耐火金庫に比べ高額です。一般家庭などでは、主に耐火金庫が使用されています。予算的に防盗金庫が購入できない場合は、耐火金庫でも重量の重いタイプや強化型を選んだり、複数の金庫に分けて収納し盗難に備える方が多い様です。それぞれの性能をよく理解していただき、用途に合わせてお選び下さい。

もちろん、その用途に沿って金庫を使い分けるのも一つの手です。
火災や盗難からのリスクヘッジとしては有効的とされています。
金庫は一度買ってしまえば半永久的に使えると考えがちですが、耐火材の発泡コンクリートに含まれる水分は自然蒸発するので、耐火性能は年とともに低下してしまいます。
金庫の有効期限は製造後20年が目安とされているので、古い金庫を持っている場合は、製造年月日をチェックしてみましょう。
しかし、耐火が役割の金庫には有効期限があります。
今の環境でそのまま使用することができるかどうか、まずは確認をお勧めします。
もし耐用年数が切れていたら、役割を十分に果たすことができないので買い替えが必要です。

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